Топ новостей
Необходимость государственного регулирования
Учебник Камаева В.Д., 2010г.© Необходимость государственного регулирования Государственное регулирование экономики – система мер государства, посредством которых оно может воздействовать

Рыночная экономика
Рыночная экономика  ( англ.   market economy ) — экономическая система , основанная на принципах свободного предпринимательства , многообразия форм собственности на средства производства, рыночного

Мировая экономика
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. РЕФЕРАТ по теме: «Мировая экономика» 1. Понятие мирового хозяйства

31. Формы и методы государственного регулирования экономики
Государственное регулирование экономики ставит своей целью соблюдать интересы государства, общества в целом, социально незащищенных слоёв населения. Существуют и применяются разнообразные формы государственного регулирования.

Дополнительное профессиональное образование. Повышение квалификации Москва. ЧУ ПОО ИМЭИ
Институт мировой экономики и информатизации был образован в 1995 году. Наше образовательное учреждение ведет обучение по большому перечню направлений и специальностей Дополнительного профессионального

Границы государственного вмешательства в экономику
  Вмешательство государства в экономику не должно быть чрезмерным. Чтобы не подавить рыночные механизмы функционирования экономической системы, не лишить ее гибкости и адаптивности,

Роль государства в экономике
Роль государства в экономике – вопрос, который является центральным как на практике, так и в теории. При этом предлагаемые некоторыми научными школами принципиальные подходы к решению этого вопроса имеют

Государственное предпринимательство в условиях рыночной экономики (4)


"Актуальные проблемы экономики и права"
Поле для блока:  Cо 2-го по 6-е февраля 2012 года прошел очередной этап первенства по научной аналитике, а также XVIII Международная научно-практическая конференция «Актуальные проблемы экономики

Особенности экономического развития стран Юго-Восточной Азии
Экономикам азиатских стран были присущи многие структурные недостатки. Большинство фирм находились в семейном владении, а в соответствии с конфуцианской традицией семьи стремились сохранить



РЕКЛАМА



Календарь

Экономика мира » Новости »

Знищення бухгалтерської документації без порушень

  1. Терміни зберігання документів бухгалтерії
  2. Знищення документів після закінчення терміну зберігання
  3. Оформлення процедури знищення документів
  4. Якщо документ втрачено
  5. Якщо у Вас є питання - задайте його тут >>

Практично кожна організація стикається з тим, що в процесі її діяльності з'являється значний обсяг бухгалтерських документів. А якщо вони стають незатребуваними? Чи всі документи слід знищувати? І коли процедуру знищення таких бухгалтерських паперів не завадить оформити документально? У статті буде розглянуто, як це зробити правильно.

Терміни зберігання документів бухгалтерії

Організація повинна забезпечити належне зберігання первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітності, аудиторських висновків протягом не менше п'яти років після звітного року. При цьому щодо окремих категорій документів обліку можуть бути встановлені більш тривалі терміни відповідно до правил організації державного архівної справи, затвердженими наказом Мінкультури від 25.08.2010 № 558 ( ст. 29 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» ). Так, наприклад, організація повинна забезпечити постійне зберігання річної бухгалтерської звітності, передавальних актів, ліквідаційних балансів, звітності по МСФО, річних звітів про платежі і надходження валюти, річних розрахункових відомостей по відрахуванню страхових внесків, свідоцтв про постановку на облік в податкових інспекціях та ряду інших документів.

Документи, пов'язані з організацією і веденням бухгалтерського обліку, такі як облікова політика і стандарти економічного суб'єкта, організація повинна зберігати не менше п'яти років після року, в якому вони використовувалися.

Останнім часом розширюється документообіг в електронному форматі . Бухгалтерам слід мати на увазі, що електронні носії документів обліку і засоби програмного забезпечення належить зберігати протягом п'ятирічного терміну, який обчислюється з наступного року після року, в якому вони використовувалися востаннє.

Положення Податкового кодексу вимагають зберігати первинні документи протягом чотирьох років, починаючи з року, в якому документ в останній раз був використаний для складання податкової звітності або розрахунку суми податку (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).


Зверніть увагу

Знищення бухгалтерських та інших облікових документів, що відображають економічну діяльність організації, при наявності ознак банкрутства тягне притягнення до кримінальної відповідальності (ст. 195 КК РФ).


Наприклад, організація може перенести збиток на майбутнє протягом 10 років з метою оподаткування. В цьому випадку чотирирічний термін зберігання документів буде обчислюватися по закінченні цих 10 років. Виходить, що для підтвердження правомірності перенесення збитку необхідно зберігати первинні документи протягом 14 років.

Ще приклад для обчислення строку зберігання рахунків-фактур . Організація може застосувати відрахування по ПДВ протягом трьох років після закінчення відповідного податкового періоду. Зокрема, якщо за рахунком-фактурою, отриманого в I кварталі 2015 року, організація застосовує відрахування через рік, то термін обчислення для його зберігання також відсувається на рік.

За збереження документів організації несе відповідальність її керівник. При зміні керівництва необхідно забезпечити їх передачу, порядок якої організація визначає самостійно.

Знищення документів після закінчення терміну зберігання

Знищення первинних облікових документів є правом, а не обов'язком організації. Проведення такої процедури має бути документально підтверджено відповідними актами. В іншому випадку є ймовірність того, що знищені документи можуть бути запитані контролюючими органами, засновниками, а підтвердити їх відсутність виявиться нічим. У зв'язку з чим їх статус буде тлумачитися у організації як «в наявності», що може спричинити конфліктну ситуацію.

Для оцінки термінів зберігання бухгалтерської документації керівник організації може наказом (розпорядженням) створити окрему експертну комісію.

Не буде зайвим, якщо до складу цієї комісії увійдуть кваліфіковані співробітники провідних структурних підрозділів фірми, а також представник діловодної служби. Експертна комісія очолюється одним із заступників керівника установи. А її секретарем, як правило, є завідувач архівом (або особа, відповідальна за архів організації). На секретаря покладаються, як правило, такі функції, як ведення діловодства експертної комісії, зберігання і використання її документів, відповідальність за їх збереження, а також контроль за виконанням прийнятих нею рішень.

Експертна комісія може бути створена як постійно діючий дорадчий орган при керівникові підприємства. При цьому комісія може бути наділена правом в межах своєї компетенції:

  • давати рекомендації структурним підрозділам з питань розробки номенклатури справ, експертизи цінності документів;
  • запитувати від керівників відділів фірми письмові пояснення про причини втрати, псування або незаконного знищення документів постійного і довгострокового термінів зберігання, а також іншими правами.

Наведемо приблизну форму наказу про створення експертної комісії (див. Зразок 1).


В процесі своєї роботи комісія складає перелік документів, встановлений законодавством термін зберігання яких закінчився, і підписує акт за його твердженням. Після цього комісія проводить знищення документів згідно з переліком, що також може бути засвідчена актом, підписаним її членами.

Якщо комісія прийме рішення відправити незатребувані документи в якості макулатури, то цей факт можна оформити накладної. При цьому накладна про передачу макулатури повинна мати такі реквізити як: дата передачі, кількість переданих коробок (папок) і їх вага. Відзначимо, що отримані грошові кошти за макулатуру організації належить відобразити в складі інших доходів.

Для самостійної розробки положення про постійно діючу експертну комісію фірма може керуватися рекомендаціями, викладеними в Наказі Росархіву від 19.01.1995 № 2, і Основних правил роботи архівів організації, прийнятими рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002.

Оформлення процедури знищення документів

При прийнятті рішення про знищення бухгалтерських документів експертна комісія складає акт. Форму такого акта організація розробляє самостійно.

Після складання акту про перелік документів, що підлягають знищенню, організації слід оформити сам факт їх знищення. Зробити це можна за допомогою розриву документів вручну, за допомогою автоматичних знищують документів - шредерів, за допомогою спалювання або передачі їх в організації, що збирають макулатуру.

Засвідчити факт фізичного знищення документації можна відповідним актом, форму якого організація розробляє самостійно і затверджує наказом керівника. При здачі незатребуваних документів в якості утильсировини можна використовувати накладну.

Наведемо приблизні форми актів для оформлення процедури знищення бухгалтерських документів, термін зберігання яких закінчився (див. Зразки 2 і 3).

Зразки 2 і 3)


Якщо документ втрачено

Якщо бухгалтерські та податкові документи з якихось форс-мажорних причин будуть втрачені, наприклад, в разі пожежі або підтоплення приміщення, в якому вони зберігалися, то організація зобов'язана їх відновити. Мінфін Росії в листі від 07.06.2013 № 03-02-07 / 1/21191 роз'яснив, що документи необхідно відновлювати у разі їх втрати навіть після проведення виїзної перевірки за той період, до якого належали ці документи. Такий обов'язок організації обумовлена ​​інший - забезпечувати схоронність даних бухгалтерського та податкового обліку ( подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ ). При цьому, як Мінфін РФ зазначив у листі, неподання в установлений строк організацією в інспекцію документів і (або) інших відомостей, необхідних для здійснення податкового контролю, тягне за собою відповідальність, передбачену статтею 126 Податкового кодексу .

Однак у судів є інша позиція, згідно з якою, якщо витребує документи відсутні у організації, то вона не може бути притягнута до відповідальності за статтею 126 Податкового кодексу, оскільки відсутній такий необхідний елемент складу правопорушення, як вина. Тобто інспекції слід довести фактичну наявність витребуваних документів у організації для залучення до відповідальності за цією статтею Податкового кодексу. А зробити це при їх втрати внаслідок пожежі або затоки приміщення важко. В цьому випадку відповідальність за відсутність бухгалтерських документів, рахунків-фактур передбачена статтею 120 Податкового кодексу. Наприклад, така позиція відображена в постанові ФАС Московського округу від 12.08.2013 у справі № А40-82680 / 12-20-446.

Крім того, за порушення порядку та строків зберігання облікових документів передбачений адміністративний штраф на посадових осіб в розмірі від двох тисяч до трьох тисяч рублів ( ст. 15.11 КоАП РФ ).

До знищення бухгалтерської документації слід підходити виважено, оцінюючи реальний термін її зберігання, необхідний законодавством, і актуальність.

Катерина Єгорова, редакція «ПБ»

Катерина Єгорова, редакція «ПБ»

практична бухгалтерія

Дана стаття опублікована в закритому розділі порталу «Практична бухгалтерія». Конкретні бухгалтерські питання з прикладами рішень і експертними думками - максимум корисної та потрібної інформації на одному порталі.
Отримайте доступ >>


Якщо у Вас є питання - задайте його тут >>

Читайте також по темі:

Утилізація документів


Практична енциклопедія бухгалтера

Всі зміни 2019 роки вже внесені в бератор експертами. У відповіді на будь-яке питання у вас є все необхідне: точний алгоритм дій, актуальні приклади з реального бухгалтерської практики, проводки і зразки заповнення документів.

дізнатись детальніше


А якщо вони стають незатребуваними?
Чи всі документи слід знищувати?
І коли процедуру знищення таких бухгалтерських паперів не завадить оформити документально?

Реклама



Новости