При визначенні термінів зберігання документів, їх відборі на постійне або тривале зберігання або для знищення необхідно керуватися Переліком № 578 . Крім того, цей нормативно-правовий акт застосовують при формуванні справ, підготовці різних видів номенклатур справ, розробці схем класифікації документів та відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також в роботі комісій з проведення експертизи цінності документів.
Перелік № 578 призначений для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, а також від форми власності. Цікаво, що його положення можуть (але не зобов'язані!) Застосовувати фізичні особи - підприємці (далі - ФОП). Це випливає з абзацу другого п. 1.4 Переліку № 578 . Щодо рекомендаційного характеру зазначеного Переліку для ФОП говорить і Укрдержархів в листі від 30.10.2012 р № 01.2 / 3388.
Розглянемо основні правила обчислення строків зберігання документів, встановлені Переліком № 578 .
Насамперед зазначимо, що всі терміни зберігання в зазначеному переліку диференційовані за двома групами організацій:
1) організації, в діяльності яких створюються документи, що підлягають включенню до Національного архівного фонду * (далі - НАФ). Терміни зберігання документів для них наведені в графі 3 Переліку № 578 ( п. 2.4 зазначеного Переліку );
2) організації, в діяльності яких не створюються документи НАФ. Терміни зберігання документів цих організацій містить графа 4 Переліку № 578 ( п. 2.5 цього Переліку ).
Так, наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2016 році, почалося з 1 січня 2017 року.
Документи, що мають термін зберігання, позначений позначкою «Постійно», відносяться до НАФ і підлягають постійному зберіганню ( п. 2.6 Переліку № 578 ).
Документи, для позначення терміну зберігання яких Перелік № 578 використовує позначку «До ліквідації організації», зберігають на підприємстві безстроково. У разі ліквідації такого підприємства вони підлягають повторній експертизі цінності *. За її результатами ті документи, які зачіпають права громадян, передають по описам справ до місцевих архівних установ, створені для зберігання архівних документів, що не відносяться до НАФ.
Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не створені, зазначені документи передають до державних архівних установ, архівні відділи міськрад ( п. 2.7 Переліку № 578 ).
Термін зберігання документів, для яких у Переліку № 578 стоїть позначка «Поки не зникне необхідність», підприємство визначає самостійно. Однак такий строк не може бути менше одного року ( п. 2.9 Переліку № 578 ).
Якщо поруч з терміном зберігання документа стоїть позначка «ЕПК», це означає, що рішення про внесення його до НАФ або його знищення приймають експертно-перевірочні комісії (далі - ЕПК) державного архіву. На це вказує п. 2.8 Переліку № 578 .
Крім того, в згаданому Переліку використовуються і інші примітки, що конкретизують встановлені цим документом терміни зберігання: «Після закінчення терміну дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття виробів з виробництва», «Після введення об'єкта в експлуатацію ». Перераховані застереження означають, що обчислення строків, наведених в графах 3 і 4 Переліку , Здійснюють з зазначеного моменту.
Зауважте: умовою знищення деяких документів є не тільки закінчення встановленого терміну їх зберігання, а й закінчення перевірки органами ДФСУ з питань дотримання податкового законодавства. Це стосується в основному бухгалтерської документації. У примітці до строку зберігання таких документів (графа 5) зазначено: «За умови закінчення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектора економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, - ревізії, проведеної органами госуда рственного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (розбіжностей), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення ».
У зв'язку з цим нерідко виникає питання:
На наш погляд, передбачена Переліком № 578 застереження про необхідність зберігання окремих категорій документів протягом певного періоду, але за обов'язкової умови завершення перевірки фіскалів, повинна тлумачитися в світлі вимог ПКУ.
Нагадаємо: згідно п. 102.1 цього Кодексу податківці мають право провести перевірку не пізніше закінчення 1095 дня *, наступного за останнім днем граничного строку подання податкової декларації та / або граничного строку сплати грошових зобов'язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо податкова декларація була подана пізніше - за днем її фактичного подання.
При цьому відповідно до пп. 44.3 і 44.4 ПКУ платники податків зобов'язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, а також документів, пов'язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи **, в протягом не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності. Якщо звітність не подавали, 1095 днів слід відраховувати з передбаченого ПКУ граничного терміну її подання ( п. 44.3 ПКУ ).
Але зазначений вище термін - не межа. У разі, коли документи пов'язані з предметом перевірки, яка вже почалася, або проведенням процедури адміністративного оскарження, прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження, прийнятих за її результатами рішень і / або вирішення справи судом, але не менш як 1095 днів.
У зв'язку з викладеним напрошується висновок: якщо на момент закінчення передбачених термінів зберігання перевірка не розпочато, документи можуть бути знищені (здані в макулатуру).
Але! По-перше, податківці наполягають на тому, що після закінчення 3-річного (7-річного - для контрольованих операцій) терміну зберігання підприємство зобов'язане передати документи в архів (див. Категорію 135.01 БЗ ***). Про заборону знищувати неперевірені документи говорить також Укрдержархів (див. Листи від 30.10.2012 р № 01.2 / 3388 і від 03.07.2013 р № 01.2 / 2629).
По-друге, п. 102.2 ПКУ передбачені випадки проведення податкових перевірок без дотримання строків давності, встановлених п. 102.1 цього Кодексу. Зокрема, такі терміни «не працюють», якщо платник податків не подав податкову декларацію за відповідний період.
По-третє, окремі документи (наприклад, банківські виписки) можуть знадобитися під час перевірок законодавства про загальнообов'язкове державне соціальне страхування. А, як відомо, для перевірки по ЄСВ (як і по внесках до Пенсійного фонду) строків давності немає. У зв'язку з цим рекомендуємо не поспішати зі знищенням документів до здійснення перевірок фіскалами.
Перевірка проведена, але передбачені терміни зберігання документів ще не минули? В цьому випадку передавати документи для знищення не можна. Більш того, якщо до закінчення строків їх зберігання до вас знову нагрянуть з перевіркою, ви не можете відмовити їм у доступі до документів, які вже були предметом перевірки.
Зверніть увагу: терміни зберігання документів, визначені Переліком № 578 , Є мінімальними, їх не можна скорочувати (п. 1.7 зазначеного Переліку). А ось продовжити їх можна, якщо потреба в цьому обумовлена специфічними особливостями роботи конкретного підприємства.
У найзагальнішому вигляді всі документи, що утворюються в діяльності підприємств, в залежності від термінів їх зберігання можна розділити на кілька груп (див. Рис. 1.1 на с. 6).
Врахуйте: у разі ліквідації платника податків документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, за період діяльності не менше 1095 (2555) днів, що передують даті ліквідації, в установленому законодавством порядку повинні передаватися в архів **** (абзац другий п. 44.3 ПКУ ).
Крім того, зверніть увагу на ще один важливий документ - Перелік № 430 (Див. С. 112). Він встановлює види документів, пов'язані із забезпеченням соціального захисту громадян, які повинні надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, і терміни зберігання таких документів.
Далі поговоримо про те, як правильно організувати зберігання документів на підприємстві.
висновки
- При визначенні термінів зберігання документів, їх відборі на постійне або тривале зберігання або для знищення необхідно керуватися Переліком № 578 .
- Обчислення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.
- Документи, що утворюються в діяльності підприємств, поділяють на документи постійного зберігання та документи з установленим терміном зберігання. Останні, в свою чергу, бувають тривалого (понад 10 років) або тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
