Як відомо, далеко не кожна фірма в стані закупити ряд автомобілів для співробітників, щоб ті їх використовували в робочий час. Тому нерідко ми бачимо, як співробітники змушені використовувати свій особистий транспортний засіб. А чи зобов'язані вони це робити? Адже працівники, як мінімум, зношують свій власний автомобіль. В даному випадку саме організація зобов'язана відшкодовувати всі витрати.
Мова йде не тільки про знос запчастин ТЗ, але і про паливі і так далі. Щоб все це реалізувати, необхідно скласти договір оренди автомобіля між фізичною особою та організацією. Причому, юридичних осіб це також стосується, про що свідчать статті з 642 по 648 Цивільного Кодексу РФ (Оренда автомобілів без екіпажу).
Як не дивно, але багато компаній із задоволенням оформляють договір оренди транспортного засобу без екіпажу з фізичною особою, так як це в першу чергу вигідно саме керівництву, тим більше, якщо порівнювати з іншими витратами на співробітників. Згідно із законом, компанія повинна відшкодовувати досить широке коло витрат власнику транспортного засобу. Машину необхідно не тільки постійно заправляти паливом, її потрібно ремонтувати, оформити ОСАГО і КАСКО, відганяти в автомийку і все таке інше. Таким чином, відшкодовуючи всі ці збитки власнику автомобіля, керівництво компанії істотно знижує оподатковувану базу.
Якщо мова йде про юридичну особу, яка потребує автомобілі, то в даному випадку йому допоможе тільки реальний власник авто. Перед складанням договору, власник Транспортного засобу, щоб підтвердити пава власності, зобов'язаний пред'явити копію паспорта транспортного засобу. Ця копія необхідна компанії-орендаря, і буде зберігатися до тих пір, поки не закінчиться термін самого договору оренди автомобіля. Плюс до всього іншого, власник автомобіля повинен мати при собі техталон разом зі страховим полісом ОСАГО. Якщо такий є.
Якщо вся вищевказана процедура пройдена, далі можна приступати до складання договору оренди автомобіля без екіпажу між фізичною особою та організацією. При цьому не забудьте вказати наступні дані:
- Марка автомобіля;
- рік виготовлення;
- колір кузова;
- номера двигуна і кузова авто;
- державний реєстраційний знак.
Всі ці реквізити вкрай важливі, і якщо ви забудете вказати хоча б один з них, то, швидше за все, договір визнають недійсним і на цьому крапка. Є і ще одна чимало важлива деталь, яку варто враховувати. При складанні договору орендодавець повинен вказати реальну вартість транспортного засобу на момент складання договору. Причому, вартість можна визначити за домовленістю обох сторін.
Якщо всі вищевказані деталі дотримані, далі необхідно вже розібратися з орендною платою. Як правило, ця сума фіксована і виплачується один раз на місяць. Суму оренди можна змінити, але тільки один раз протягом року. Можна її також і змінити, але для цього складається окрема угода між сторонами і прикріплюється безпосередньо до договору.
Далі складається акт передачі автомобіля, з зазначенням всіх технічних характеристик ТЗ, стану, вартості та пробігу.
Які знадобляться документи для підтвердження витрат на автомобіль
Отже, якщо компанія використовує орендований автомобіль, необхідно підтвердити витрати на експлуатацію для податкового і бухгалтерського обліку. Все це підтверджується, природно, документально. Про які документах конкретно йде мова:
- шляховий лист . У ньому вказується маршрут, пройдений ТЗ за місяць, а також, скільки було витрачено палива і який пробіг;
- документи, що підтверджують витрати ПММ. Йдеться про товарні накладних, касових чеках і рахунках-фактурах;
- договір з паливної фірмою, де купується пальне;
- накладні, щодо ремонту ТЗ, акти виконаних робіт і так далі;
- квитанції з номерними знаками автомобіля, що підтверджують, що водій користувався послугами платної стоянки, автомийки і так далі.
Оподаткування для фізичної особи
Варто зауважити, що податкова служба визнає оренду транспортного засобу фізичної особи, як дохід, і, як наслідок, за це задоволення також необхідно сплачувати ПДФО 13%. Податковим агентом в даному випадку є компанія, яка орендувала автомобіль. Саме її представники 13% виплачують, як податок фізичної особи, а решта 87% призначаються орендодавцю.
Друзі! Наші статті несуть ознокомітельний характер з метою допомогти вирішити Вашу проблему!
Якщо рішення Ви так і не знайшли, зверніться за консультацією до юриста за формою праворуч, або за телефоном, вказаним нижче!
+7 (499) 350-83-56 - Москва, область
+7 (812) 309-53-23 - Санкт-Петербург, ЛВ
+8 (800) 555-67-55 доб. 430 - усі регіони РФ
Дзвінки та заявки приймаються цілодобово і щодня.
Це швидко і безкоштовно!
Завантажити в форматі Word зразок договору оренда автомобіля між юридичною та фізичною особою ви можете, пройшовши за цим посиланням
А чи зобов'язані вони це робити?
