Здача документів в архів

1. Передача документів організації в архів підприємства
2. Розглянемо процедуру здачі документів організації в архів при її реорганізації або ліквідації

Якщо Вам необхідна здача документів в архів (здача справ в архів), звертайтеся до послуг наших архіваріусів. Будемо корисні при здачі на зберігання документів бухгалтерського обліку. Здача документів організації в архів обов'язково враховує існуючий порядок здачі документів в архів, (порядок здачі справ в архів). У нашій роботі строго дотримуємося існуючі в Україні правила здачі документів в архів. Знаходимося в місті

Здача справ у архів

Розглянемо порядок здачі документів (справ) організації в архів у випадках:

• діючої організації;
• при її реорганізації або ліквідації.

Передача документів організації в архів підприємства

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також по особовому складу підлягають здачі в архів підприємства для зберігання і подальшого використання. Їх передача здійснюється тільки за описами справ.

Справи ж тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть здаватися в архів підприємства за рішенням керівника. Однак, як правило, такі справи зберігаються в структурних підрозділах, в яких вони були сформовані.

Підготовка справ структурного підрозділу до

здачі документів в архів

включає перевірку оформлення справ та документів кожної справи, перевірку правильного формування документів у справи і відповідність справ затвердженої керівником номенклатурі (п.п. 5.3.2 «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій », затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16).

У разі виявлення будь-яких недоліків працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути. У разі відсутності справ структурних підрозділів, зазначених в описах, необхідно вжити заходів щодо їх розшуку, передбачені п.п. 4.5.4 Правил №16.

Приймання (передача) кожної справи повинна здійснюватися працівником архіву підприємства в присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. В кінці кожного примірника опису справ цифрами і прописом вказується фактична кількість справ, переданих до архіву підприємства, номера відсутніх справ, дата прийому-передачі справ і підписи осіб, що здають і приймають справи.

Доставка справ в архів підприємства здійснюється працівниками його структурних підрозділів. В архіві підприємства на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ підприємства згідно:

• з додатком 11 до Правил №16 - для справ постійного зберігання;
• з додатком 13 до Правил №16 - для справ тривалого зберігання;
• з додатком 14 до Правил №16 - для справ з особового складу.

Зупинимося на складанні опису справ з особового складу. Заголовки справ опису систематизували по номінальній ознаці в такій послідовності:

• накази по особовому складу;
• списки особового складу;
• картки обліку особистого складу;
• особисті справи;
• особові рахунки по заробітній платі (розрахунково-платіжні відомості);
• трудові книжки (незатребувані);
• акти про нещасні випадки та ін.

Особові справи (особові картки) вносяться до опису за році звільнення працівника і систематизуються в алфавітному порядку прізвищ.

Описи справ з особового складу підприємств, в діяльності яких не створюються документи НАФ, складаються в 2-х примірниках, які підписуються укладачем, схвалюються ЕК підприємства, узгоджуються з ЕПК державної архівної установи і затверджуються керівником підприємства. (П.п. 6.4.4 Правил №16).

Розглянемо процедуру здачі документів організації в архів при її реорганізації або ліквідації

при реорганізації або ліквідації підприємства? Який порядок здачі справ в архів?

Порядок здачі документів організації в архів, а також подальше їх використання після реорганізації підприємства або його ліквідації передбачається в наказі, іншому розпорядчому акті або рішенні про реорганізацію або ліквідацію.

Здача справ у архів підприємства, що ліквідується, терміни зберігання яких не закінчилися, входить в обов'язки ліквідаційних комісій (п.п. 12.3.1 «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій», затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16).

У разі реорганізації підприємства з передачею його функцій іншому підприємству правонаступник приймає за актом документи, незавершені в діловодстві реорганізується, та його архів. Документи, що не закінчені в діловодстві, а також оформлені в установленому порядку справи по особовому складу передаються правонаступникам.

Процес архівування документів при ліквідації організації є обов'язковою процедурою. У загальному порядку проводиться списання документів, строки зберігання яких закінчилися, в результаті чого складається акт на списання документів з обов'язковою засвідченням його експертно-перевірочною комісією державного архіву.

Зберігання документів бухгалтерського обліку,

які не підлягають знищенню, має здійснюватися за вказаною підприємством адресою до закінчення строків зберігання документів бухгалтерського обліку.

Звертаємо Вашу увагу, що підприємство повинно забезпечити зберігання документів ще не скінчився термін зберігання або неперевірених органом ДПС навіть в разі ліквідації організації. Документи по особовому складу (накази, відомості нарахування заробітної плати, відомості про персоніфікований облік, особисті справи / картки співробітників і ін.), Оформлені належним чином і внесені в опис справ з особового складу передаються на подальше зберігання до Державного архіву. Зберігання документів в архіві буде здійснюватися протягом 75 років.

Наші архіваріуси / архівісти згідно встановлених

правил здачі документів в архів

проведуть експертизу цінності документів бухгалтерського обліку , Впорядкування справ, складання описів, довідкового апарату до них, а також всіх необхідних супроводжуючих документів. Фактична здача документів організації в архів здійснюється головою ліквідаційної комісії підприємства.

Ми надамо повний пакет документів «під ключ» для швидкої і гарантованої, здачі справ в архів.