Онлайн-каси: що робити інтернет-магазинах

Всі, хто регулярно купує продукти в супермаркетах на зразок «Ашана», вже отримували чеки нового зразка з QR-кодом і загадковою абревіатурою ФН . Це означає, що багато великі мережі достроково виконали вимоги 54-ФЗ і перейшли на онлайн-каси. Осторонь не залишаться і інтернет-магазини - більшості з них треба завершити касове переозброєння на 1 липня 2017 року.

Звідки закон і навіщо він?

Строго кажучи, роздрібна торгівля живе по закону № 54 більше тринадцяти років. Переполох викликав інший закон, № 290, прийнятий в липні 2016- го, де прописали поправки до діючого 54-ФЗ і змусили бізнес вивчати нові поняття: онлайн-каси, ФН, ОФД.

Мабуть, головний термін з цієї тріади - ФН, або фіскальний накопичувач. Саме ФН, що прийшов на зміну Еклз (цю абревіатуру можна забути), дає право називати касу онлайнової. Тільки каса з ФН може відправляти дані про всі операції оператору фіскальних даних (ОФД). Оператор, в свою чергу, переправить ці дані в податкову. І все це за лічені хвилини, якщо інтернет не відключать.

Основне призначення ФН (зліва) - записувати, шифрувати і зберігати фіскальні дані про розрахунки

Ця схема скоротить обсяг розрахунків «мимо каси» і збільшить виплати в бюджет. Так стверджують в податковій службі, посилаючись на успішний досвід Південної Кореї, Сербії, Канади, Швеції, Угорщини та інших країн.

У бізнесу теж є приводом радіти: якщо працюєш за законом, про візити людей з ФНС можна забути - вони і так отримають все автоматично. Крім того, з'являться точні дані про рух товару, що допоможе підвищити ефективність. Підуть в минуле журнали касирів-операціоністів з пробитими чеками, поверненнями і Z-звітами. Ті, хто приховував доходи, втрачають незаконну конкурентну перевагу перед чесними підприємцями.

Одним словом, держава і добропорядний бізнес від змін виграють. Правда, за позитивні зміни потрібно заплатити. Вартість комплекту для касового переозброєння - 30 000-50 000 рублів. Вони будуть потрібні для покупки або модернізації каси, нового софта (це не всім потрібно), договору з ОФД і електронного підпису для особистого кабінету на сайті ФНС.

Плюс кожні 13 місяців треба міняти ФН. У ряду постачальників накопичувач дешевше, ніж Еклз, на сайті виробника першої моделі ФН висить анонс, який обіцяє зниження ціни в квітні до 4 099 рублів без ПДВ.

Коли починати жити за новими правилами?

Роздрібні продавці алкоголю, в тому числі пива і сидру, вже перейшли на онлайн-каси з 31 березня. Хто не встиг - єдиним виправданням може бути затримка з поставкою фіскального накопичувача.

Організації та індивідуальні підприємці на ССО і ОСНО, які зараз використовують каси з Еклз, повинні знати, що 1 липня 2017 року їхня техніка «перетвориться на гарбуз». Далі без онлайн-каси працювати не можна, точніше - незаконно.

Власники торгових автоматів і Постамат повинні обладнати їх касами на 1 липня 2018 року. Підприємці, які застосовують ЕНВД і патентну систему, теж заслужили відстрочку на один рік. Їм, до речі, держава обіцяє податкове вирахування 18 000 рублів і триразове збільшення терміну служби ФН (чому організаціям треба міняти ФН раз в 13 місяців - велике питання).

Є винятки. Торговці на ярмарках, шкільні їдальні, носильники на вокзалах можуть і далі працювати без каси. Повний список винятків є в онлайн-брошурі, підготовленій ФНС.

У брошурі треба відкрити тест «Чи потрібна мені каса?» - більш доступного і людяного способу донести положення 54-ФЗ ми не знайшли

Так що щодо інтернет-магазинів?

Закон прямо стосується інтернет-магазинів. Їм треба перейти на нові правила з 1 липня 2017 го.

Втім, тут теж є винятки і нюанси. Закон залишив можливість для маневру магазинах, що мають справу з безготівковими платежами.

1. Чи не працюєте з фізичними особами і не приймаєте готівку? Касу купувати не обов'язково.
2. Чи працюєте з фізичними особами, висилаючи їм квитанції на оплату (а вони потім через банк вносять гроші на ваш рахунок)? Вам теж можна заощадити на касах.
3. Відправляєте товари «Поштою Росії» з післяплатою? Онлайн-каси можуть почекати.

При готівки платежах без онлайн-кас ніяк не можна, тому що покупцеві треба видавати чеки - електронні та / або паперові. Причому відразу, при розрахунку. Тільки електронними чеками можуть обійтися магазини, які не доставляють свій товар, наприклад, продавці музики або який-небудь унікальною онлайн-методики «Як за 10 днів збільшити дохід в 10 разів».

Електронний чек з кафе. Чек з інтернет-магазину принципово не відрізняється

В цьому випадку краще поставити касу без функції друку чеків, яка цілодобово, без участі людини, буде відправляти чеки на email покупців.

Інший варіант - орендувати «хмарну» касу на касовій фермі. Вона буде висилати чеки покупцям і передавати дані в ОФД приблизно за 3 000 рублів на місяць. Чим більше клієнтів у інтернет-магазину, тим більше кас потрібно орендувати.

«АТОЛ» планує запустити касову ферму на базі «АТОЛ 42ФС» в квітні 2017 роки (скріншот з презентації сервісу)

Як бути інтернет-магазину з кур'єрами?

Такий магазин зобов'язаний пробивати чек нового зразка при розрахунку з покупцем. Якщо, звичайно, покупець не вимагає кур'єра обмежитися електронною версією і вислати йому чек на пошту або в вигляді смс.

Надіслати кур'єра з надрукованим заздалегідь чеком не рекомендується. За таку хитрість з підсумковими чеками податкова і зараз оштрафує, якщо раптом дізнається. А скоро вона буде знати про це напевно. Штраф для організації з 1 липня - 30 000 рублів, при повторному порушенні інтернет-магазин можуть закрити на три місяці, якщо сума платежів без каси перевищить 1 мільйон рублів.

У новому чеку, на відміну від суммового, крім QR-коду вказані ставки ПДВ і багато іншого, що перетворює кур'єрів в касирів-операціоністів.

Виходить, треба відправити кур'єрів на курси касирів і видати їм громіздкі каси в дорогу. Можна так, а можна скористатися одним з чотирьох варіантів.

1. Віддати доставку на сторону.

Вибирати треба службу доставки з функціями платіжного агента, тільки така служба буде пробивати за вас правильні чеки і нести відповідальність перед податковою. Зрозуміло, спочатку треба порахувати, що вигідніше - свої кур'єри, готові до роботи в нових умовах, або аутсорсинг.

2. Перейти на безготівкові розрахунки і позбутися від кур'єрської доставки.

Немає кур'єрів - немає проблеми. Правда, в цьому випадку клієнтів, швидше за все, зменшиться. Люди лінуються реєструватися на сайтах і заповнювати три рядки в зворотній формі, що вже говорити про накладені платежі. Такий чесний спосіб піти від обов'язку встановити онлайн-каси далеко не всім підійде: ніхто не буде чекати замовлену піцу «Чотири сиру» в поштовому відділенні.

3. Купити своїм кур'єрам автономні онлайн-каси.

Варіант актуальний для магазину з невеликою номенклатурою, тому що пам'ять у таких кас - на пару сотень позицій. Інша умова-щоб у кур'єра в чеку було не більше трьох позицій. З однією-двома позиціями він, швидше за все, впорається без перенавчання - треба просто набрати на касі артикули з пам'ятки перед очима.

Автономні каси з реєстру ФНС - «Елвес-МФ» і «АТОЛ 90Ф»

Якщо позицій в чеку більше трьох, кур'єр змусить клієнта понервувати, набираючи багатозначні артикули. Помилиться - доведеться формувати чек корекції. Про те, що клієнт може відмовитися від частини замовлення, краще не думати.

4. Купити мобільні онлайн-каси і поставити додатки для виїзних співробітників.

Підійде магазинах з великою номенклатурою. Додаток інтегрується з будь-якого облікового і CRM-системою. Кур'єр побачить на своєму смартфоні готовий чек, йому залишиться тільки натиснути «Пробити чек» або видалити позицію, якщо клієнт від чогось відмовиться. Помилитися і отримати претензії від податкової майже неможливо.

Освоїти додаток «GROTEM / Express Мобільна каса» простіше, ніж розібратися з мобільним банком.

Логічним доповненням такого комплекту буде термінал для банківських карт: за оцінкою сервісу мобільних платежів Pay-Me, магазин втрачає до 32% клієнтів, якщо не приймає карти.

Вага комплекту для виїзного співробітника з касою «АТОЛ 11Ф» менше 1,5 кг

Може, все перенесуть?

Соціальні мережі рясніють петиціями з проханням відстрочити введення закону про онлайн-касах . Однак уряд періодично дає зрозуміти, що розраховувати на перенесення термінів не варто. На засіданні 31 березня у віце-прем'єра Ігоря Шувалова ще раз підкреслили: «Ні, терміни пересувати не будемо».

Чи не повинен бентежити навіть той факт, що до початку квітня вироблено близько 500 тисяч фіскальних накопичувачів при потребі 1,2 мільйона штук на 1 липня 2017 го. ФНС дала добро на виробництво ФН ще двом компаніям - НТЦ «Вимірювач» і «Прагматик», - які разом з недавнім монополістом «РВК» покликані наситити ринок.

Стежити за тим, щоб всі перейшли на онлайн-каси в термін, допоможуть покупці. Для цього розроблено додаток «Перевірка чеків». Воно дозволяє зберігати чеки в електронному вигляді, перевіряти їх легальність і скаржитися на продавців (кур'єрів), які порушують 54-ФЗ.

Для перевірки чека в додатку ФНС досить відсканувати QR-код

Передбачається, що податкова служба буде стимулювати народний контроль за допомогою винагород. Міжнародний досвід показав, що заради нагороди покупці активно допомагають виявляти несумлінних підприємців. На наше запитання, як саме планується заохочувати покупців, в ФНС не змогли відповісти.

Цей чек не пройшов перевірки додатком. Того, хто його видав, чекають проблеми від податкової служби

За даними на 11 квітня, встановлено 278 тисяч онлайн-кас, тобто всього близько 23% від необхідних 1,2 мільйона. Тим часом, щоб спокійно виконати всі вимоги закону, інтернет-магазину потрібно мінімум 2,5 місяці. Мобільний фіскальний реєстратор, наприклад, доведеться чекати близько 45 днів. Плюс час на настройку та тестування обладнання, інтеграцію з обліковою системою, оновлення ПЗ, узгодження та укладення договорів.

Легко уявити, що не всі встигнуть перейти на нові вимоги до 1 липня. Тоді ми і дізнаємося, як держава надійде з провинившимися: влаштує показові процеси по всій строгості закону або обійдеться попередженням. Але краще не ризикувати бізнесом - сьогодні ще є шанс встигнути все зробити вчасно.