Зберігання документів в архіві

1. Зберігання документів в архіві підприємства, організація архівного зберігання документів.

Якщо Вам необхідна організація архівного зберігання документів, допоможемо організувати зберігання документів в архіві. Це, перш за все, здача справ в архів, в суворій відповідності з існуючим порядком здачі документів в архів. Поряд з цим зберігання документів бухгалтерського обліку, відповідно до існуючих в Україні правил зберігання документів в архіві. При цьому дотримуються всі умови зберігання документів в архіві. Обов'язково враховуються терміни зберігання документів в архіві, Звертайтеся до нас, якщо не знаєте як здати документи в архів. Наше підприємство знаходиться в місті

Зберігання документів в архіві підприємства, організація архівного зберігання документів.

Зберігання документів в архіві

Основні вимоги щодо

організації архівного зберігання документів

як і правила зберігання документів в архіві встановлюють «Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій», затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р № 16. Дані правила поширюються не тільки на органи державної влади та місцевого самоврядування, а й на підприємства, установи та організації.

Передбачена Правилами №16 схема організації зберігання документів на підприємствах може виглядати наступним чином:

Схема організації зберігання документів на підприємствах

Відповідно до п.2.1 Правил №16 для зберігання документів, закінчених у діловодстві, на підприємствах створюються архіви. Керівництво підприємства забезпечує архів необхідним приміщенням, обладнанням і кадрами. Архів може створюватися як самостійний структурний підрозділ або входити до складу служби діловодства. На підприємствах з невеликою кількістю працюючих відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства (п. 2.2 Правил №16).

У своїй діяльності архів підприємства керується законами та іншими нормативно-правовими актами України, а також Положенням про архів підприємства. (П.2.3 Правил №16). У штатний розклад підприємства вводиться посада завідувача архівом. Коло обов'язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджуються керівником підприємства (абзац третій п.2.6 Правил №16). Крім того, в посадові інструкції деяких інших працівників (інспектор з кадрів, завідувач канцелярією, діловод, секретар і т.д.) доцільно включити положення, які зобов'язують останніх здавати документи в архів підприємства, готувати їх до здачі в державний архів і т.д.

Організація архівного зберігання документів має на увазі:

• прийом від структурних підрозділів підприємства і зберігання архівних документів;
• контроль стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах підприємства;
• складання та узгодження зведеної номенклатури справ, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;
• проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд ЕК підприємства проектів описів документів, віднесених до НАФ, описів справ тривалого зберігання, лпісей справ з особового складу працівників підприємства і актів про вилучення для знищення документів, які не віднесені до НАФ ;
• організація в установленому порядку використання архівних документів, видача архівних довідок, копій, витягів з документів і т.п.

З моменту створення і до здачі документів в архів підприємства вони зберігаються за місцем формування справ, тобто в структурних підрозділах. На невеликих підприємствах зберігання може здійснюватися централізовано в службі діловодства. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися вертикально в закритих шафах. Видача справ у тимчасове користування іншим структурним підрозділам або іншим підприємствам здійснюється з дозволу керівника підприємства (п.п. 3.3.2 Правил №16).

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також по особовому складу підлягають здачі в архів підприємства для зберігання і подальшого використання. Їх передача здійснюється тільки за описами справ.

що знаходяться на зберіганні в архіві організації, включає в себе цілий комплекс заходів по систематизації та впорядкування документації відповідно до нормативних документів, що регламентують діяльність у сфері архівної справи, при суворому дотриманні правил архівування документів. Найважливішою складовою процесу архівування документації є дотримання термінів зберігання документів в архіві, встановлених «Переліку типових документів, які створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням термінів зберігання документів», затвердженим наказом Міністерства юстиції від 12.04 .2012 р N 578/5.

Які ж, в загальному вигляді,

Правила №16 містять ряд вимог до приміщень архіву, електро- і встаткування архіву, температурно-вологісного, світлового і санітарно-гігієнічного режимів, обладнання архіву, розміщення документів в архівосховище, а також до порядку видачі та перевірки наявності та стану справ.

Певні вимоги до умов

висуває і Положення про умови зберігання архівних документів (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 04.02.2003 р №89 / 7410).

Сховище архіву має бути віддалене від інших виробничих, складських і побутових приміщень, пов'язаних зі зберіганням або застосуванням вогненебезпечних, хімічних речовин, харчових продуктів і не повинно мати з ними спільних вентиляційних каналів. Крім того, в сховище заборонено прокладати газові, водопровідні, каналізаційні та інші магістральні трубопроводи. Відповідно до п.п. 8.1.4 Правил №16 в приміщеннях архіву повинен бути запасний вихід. Зовнішні двері приміщення ізолюються металом, у неробочий час вони опечатуються.

Вимоги до електро- і встаткування архіву передбачають необхідність проведення електропроводки тільки в прихованому вигляді, сховища повинні бути обладнані пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння. Забороняються куріння і застосування нагрівальних електроприладів.

Основною вимогою до температурно-вологісного режиму є вимога до параметрів температури (+17 - +19 ° С) і відносній вологості (50-55%).

У разі виявлення в приміщеннях плісняви, комах, гризунів проводяться дезінфекція, дезінсекція, дератизація. У приміщеннях забороняється зберігання сторонніх предметів, вживання харчових продуктів, розведення квітів (п. 7.4 Положення про умови зберігання архівних документів ).

Встановлюються також правила і вимоги до розміщення стелажів з документами. Документація на них повинна розміщуватися таким чином, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці і були розміщені в порядку щорічних надходжень. Крім того, міститься пряма заборона на зберігання архівних справ штабелями на підлозі, підвіконнях і в інших не передбачених для цього місцях.