Під час роботи підприємства створюється значна кількість документів з питань охорони праці, які мають різні терміни зберігання. Щоб не порушувати правила документообігу, а отже, убезпечити себе від відповідальності, ці терміни слід знати і дотримуватися.
Зміст статті
Для початку варто відзначити, що згідно з абзацом 16 ст. 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII кожна юридична особа повинна мати систематизований перелік назв справ, що формуються в його діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. Тобто, номенклатуру справ, відповідно до якої документи зберігають за місцем формування справ в службі діловодства або інших структурних підрозділах установи з моменту створення або надходження і до передачі на зберігання в архів підприємства.
Перелік типових документів, що утворюються в процесі діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням термінів зберігання документів, затв. наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (Далі - Перелік № 578/5), є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма підприємствами при визначенні термінів зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення.
Топ-3 статті з Довідника
Перелік № 578/5 побудований за функціональним принципом. Тобто главами цього Переліку є найменування функцій (напрямків діяльності) організації. Серед таких функцій, зокрема, - управління охороною праці, створення роботодавцем безпечних умов праці.
Статті Переліку № 578/5 використовують при складанні номенклатури справ, як окремих підрозділів, так і організації в цілому. Він містить не заголовки конкретних справ, а види документів.
Витяг з Переліку типових документів, наведена нижче, стане в нагоді при визначенні та внесення до номенклатури справ організації конкретних справ, до складу яких входять документи, що стосуються і питань охорони праці.
(Більше 60 найменувань)
Терміни зберігання документів, визначені в Переліку типових документів, є мінімальними і їх не можна скорочувати. А ось продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається, але тільки за умови, що ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Документи з охорони праці
Крім конкретних термінів, звертаємо увагу на умовні позначення деяких термінів зберігання. Так термін зберігання «До ліквідації організації» переважним чином встановлено для організацій, в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду (НАФ).
Відмітка «ЕПК» поряд з терміном зберігання деяких видів документів означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій - джерел формування НАФ приймають експертно-перевірочні комісії державного архіву. Термін зберігання «Постійно» означає, що такі документи відносяться до НАФ і підлягають довічному зберіганню.
Охорона праці на підприємстві
Термін зберігання документів обчислюють з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи (п. 4 гл. 2 розд. V Правил зберігання документів). Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2016 році, починається з 01.01.2017 р
Окремі службові документи, в тому числі з питань охорони праці, установа створює в процесі своєї діяльності або отримує від інших установ, після закінчення термінів їх зберігання слід знищити.
Детальніше про те, як потрібно правильно зберігати документи з питань охорони праці , Розповідає експерт.
гарячі статті
