Кадрове діловодство з нуля: покрокові інструкції 2017 року

1. Хто займається документами?
2. Етапи і покрокові керівництва
3. обов'язкові документи
4. оформлення керівника
5. Нормативні акти
6. облікові документи
7. трудові книжки
8. оформлення працівників

Робота з кадрами - доля будь-якого роботодавця, найняв персонал для виконання необхідних трудових функцій. Згідно з чинним законодавством керівництво повинно вести строгий облік кадрів, що пов'язане з оформленням і веденням різної документації.

Компанії, підприємства та організації давно присутні на ринку мають добре налагоджене діловодство. А ось новим юридичним особам, недавно пройшли реєстрацію, доводиться займатися кадровими паперами з нуля, що завжди викликає певні труднощі.

Хто займається документами?

Зазвичай це людина, яка отримала посаду в якості сумісника - головний бухгалтер або секретар керівника. Але на великих підприємствах питання в цій сфері вирішуються цілим кадровим відділом, так як потрібно обробити великі обсяги документації, а потім стежити за її правильним веденням.

Кількість необхідних фахівців визначається керівництвом з урахуванням не тільки чисельності персоналу, а й специфіки виробничої або комерційної діяльності цієї юридичної особи.

Наприклад, на підприємствах з шкідливими або небезпечними умовами трудової діяльності паперової роботи для кадровиків помітно більше, ніж у звичайному офісі з комфортними умовами праці.

Етапи і покрокові керівництва

Робота кадрового відділу та діяльність юридичної особи в цілому визначається законодавчої та нормативної бази. Тому керівництву необхідно визначитися, які саме документи потрібні на першому етапі.

Є список обов'язкових документів , Присутніх в будь-якій організації і на підприємстві, а також специфічна документація, необхідна для роботи окремих підприємств, компаній і організацій.

Такі документи носять назву нормативних і зберігаються в кадровому відділі в спеціально відведеній для цього папці або сейфової скриньки.

обов'язкові документи

Існує список обов'язкових документів, які потрібні роботодавцю вже на перших етапах діяльності юридичної особи. це:

• Різні види наказів або основних розпорядчих документів. Через накази оформляється прийом або звільнення працівників, проводиться їх переміщення в межах одного підприємства або організації. Ці документи мають відношення до трудового стажу працівників і з цієї причини зберігаються протягом 75 років.
• Також до наказів, які мають відношення до кадрів, відносять оформлення відпускних періодів, декретів, періодів для догляду за дітьми, направлення у відрядження, призначення премій та інших заохочень, винесення дисциплінарних стягнень , і так далі. Ці накази зберігаються в архівах трохи менше - в середньому три-п'ять років.
• Рекомендується завести дві папки. В одній з них будуть зібрані накази про прийом і звільнення, а також переміщення співробітників. А в другій всі інші накази, які стосуються робочого персоналу.
• Наступний вид важливих документів - це особисті картки працівників, оформлені на бланку Т-2. Даний тип документів включає в себе всю основну інформацію по кожному із співробітників. Зберігати картки можна в окремій папці або разом з особистими справами (як вкладення в приватні справи).
• Ще один обов'язковий документ - це трудова книжка , Яка зводиться роботодавцем на кожного працівника, а потім оформляється і ведеться відповідно до вимог Уряду РФ, відбитими в спеціальній постанові під номером 225.
• Книги оформляються протягом трьох днів з моменту прийому на вільне місце нового співробітника. Цей документ не видається працівникові на руки до самого останнього дня роботи при звільненні. Оскільки книжки відносяться до документів, що підлягають суворому обліку, для них заводиться окрема облікова книга ( журнал ). В такому журналі фіксується рух трудових і вкладишів до них. Термін зберігання книжок і облікового журналу становить 75 років.
• Ще один важливий документ - трудовий договір , Що укладається між працівником і роботодавцем, і який сповіщає про початок трудової діяльності. Залежно від типу документа ( терміновий або безстроковий ) Варіюється термін його зберігання. Терміновий документ зберігається не менше п'яти років, а безстроковий залишається в архіві протягом 75 років.

Документи, що мають відношення до цієї сфери, як правило, оновлюються один раз в п'ять років.

Але цим переліком список основних документів не обмежується! Додатково буде потрібно:

• Скласти штатний розпис з урахуванням норм робочого часу для всіх категорій працівників (наприклад, сумісників, вагітних співробітниць, інвалідів).
• Затвердити документ, що відображає порядок оплати праці. Сюди, наприклад, включається фіксована сума для працівників, зайнятих за сумісництвом.
• Завести журнал для обліку працівників, направлених у відрядження, і окремий журнал для обліку виданих наказів .
• Розробити і прийняти правила внутрішнього розпорядку. Наприклад, встановити дисциплінарне покарання за прогули і запізнення.

Важливо врахувати всі нюанси комерційної та виробничої діяльності! Наприклад, на шкідливому виробництві необхідно відобразити в локальних документах порядок і норми видачі продуктів, а також виплату додаткових компенсацій . А якщо потрібна спеціальна одяг, терміни її видачі працівникам фіксуються в окремому наказі або іншому розпорядчому документі.

Якщо для функціонування бухгалтерії або інших відділів потрібне програмне забезпечення, визначається список необхідних програм.

Коли встановлено весь перелік документів, необхідно відобразити порядок їх ведення в спеціальному Положенні про ведення діловодства. Це також необов'язковий документ, однак, його наявність значно полегшить завдання для співробітників кадрового відділу - вони будуть знати, що саме і коли від них вимагається керівництвом.

оформлення керівника

Нової юридичної особи потрібен офіційний керівник. Зазвичай роботодавець наймає генерального директора. Цьому співробітнику довіряють прийом робочого персоналу на вакантні місця і висновок з людьми договорів.

Якщо директор одночасно є єдиним засновником, з ним все одно полягає окремий договір (засновник наймає на роботу самого себе). Те ж саме правило стосується підприємців - вони підписують договір як від себе, так і від імені найманого керівника.

Після укладення договору в обов'язковому порядку видається наказ - це обов'язкова процедура для прийому на роботу директора.

Нормативні акти

Після найму на роботу директора визначається кількість посад (робочих місць), необхідних для нормального функціонування підприємства, компанії або організації. На підставі отриманих цифр і з урахуванням виробничого циклу, а також інших особливостей діяльності юридичної особи розробляється штатний розклад.

Для оформлення цього документа прийнято користуватися бланком уніфікованого зразка, хоча це необов'язкова вимога і за бажанням роботодавця в документ можна внести додаткові стовпці.

Всі посади перераховуються в документі, починаючи з головної (з директора) і закінчуючи штатними одиницями, що мають відношення до допоміжного персоналу. Для кожної вимагається посади фіксується необхідну кількість одиниць штату, їх оклад і призначених надбавок.

Потім створюється робочий розклад, що включає робочий графік для всього персоналу.

Також в цьому документі коротко вказуються основні вимоги до зовнішнього вигляду співробітників, їх поведінки, дотримання розпорядку і так далі.

На наступному етапі здійснюється розробка бланка типового договору , Що укладається при прийомі на вільне місце нового співробітника. У документі необхідно врахувати всі основні вимоги трудового законодавства, а також положення локальних документів. Зазвичай розробкою цього документа займаються юристи роботодавця або найняті фахівці.

Документ включає в себе наступні основні пункти (додаткові можна внести, якщо вони не суперечать ТК):

1. Найменування юридичної особи, його адреса, телефон, прізвище, ім'я та по батькові повноважного представника, і його посаду (зазвичай це директор).
2. Паспортні дані найманого працівника. Для них відводиться окремий пункт в шапці документа.
3. Посада співробітника, тип його договору (строковий або безстроковий), вказівка ​​типу робочого місця (основний або додатковий).
4. Докладний перелік основних трудових функцій і обов'язків. Не обов'язково давати повний список! Досить послатися на інструкцію, затверджену для конкретної посади.
5. Інформацію по оплаті праці, нарахування додаткових компенсацій і пільг, порядок надання відпускних періодів.
6. Інформацію по робочому графіку, доплат за понаднормові роботи.
7. Перелік підстав для припинення дії документа та іншу додаткову інформацію.
8. Підписи обох сторін, їх реквізити, мокру печатку юридичної особи.

облікові документи

Для обліку документації створюються спеціальні книги (журнали) та папки. Кожен з журналів прошивається з обов'язковою нумерацією сторінок. На прошивку зі зворотного боку журналу наклеюється квадрат білого паперу, на якому уповноважена особа ставить свій підпис і дату перевірки (керівник або інша посадова особа).

трудові книжки

для ведення трудових окремим наказом призначається відповідальний працівник, який буде заповнювати і зберігати книжки всіх працівників.

Так як це документи суворої звітності, їх рух контролюється через окремий обліковий журнал. А зберігання здійснюється в окремому сейфі з обов'язковим замиканням цього сховища на замок.

Вочевидь, призначений для ведення особа спостерігає за своєчасним і правильним заповненням книжок, а в разі необхідності вносить в документи необхідні правки, запевняючи їх власним підписом. Цей же співробітник контролює видачу книжок при звільненні (Працівник, що звільняється повинен підписатися в обліковому журналі, підтверджуючи отримання трудової).

Погодинна форма оплати праці

- що це і коли вигідно її використовувати?

Більше дізнайтеся про проводках по зарплаті в нашому матеріалі !

Про те, як оплачується лікарняний лист в разі, якщо він випав на вихідні дні, ви можете дізнатися з засланні .

оформлення працівників

Повноцінне функціонування юридичної особи починається з прийому на робочі місця співробітників . Прийом на вакантні місця працівників супроводжується документальним оформленням і це не тільки видання наказу чи підписання договору.

Співробітники кадрового відділу зобов'язані прийняти і підготувати ряд документів:

• Отримати заяву від здобувача зведеного робочого місця і привласнити документу реєстраційний номер (відобразити його в спеціальному обліковому журналі).
• Ознайомити новачка з усіма інструкціями і локальними документами. Наприклад, до таких документів відносять колективний договір, а в окремих випадках документ про повну матеріальну відповідальність, яка покладається на весь колектив.
• Оформити договір і передати його для підписання керівнику, а потім працівникові.
• При цьому на основний копії робиться позначка, що другий примірник цього документа виданий на руки співробітникові.
• Оформити наказ, зареєструвати його в обліковій книзі і передати для підписання керівнику.
• На підставі підписаного наказу оформити особисту картку і справа співробітника.
• Особиста справа формується з кількох документів (заяви, копій особистих документів працівника, документів про здобуту освіту і наявної кваліфікації, договору, наказу).
• Передати необхідні документи в бухгалтерію для своєчасного нарахування співробітникові заробітної плати.

На цьому етапі документальне оформлення кожного окремого працівника можна вважати завершеним, а підприємство, компанію або організацію готової до основної діяльності.

Дорогі читачі, інформація в статті могла втратити свою актуальність. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему, телефонуйте за телефонами:

Або задайте питання юристу на сайті. Це швидко і безкоштовно!