Статутні документи, необхідні для ведення ЗЕД

1. Що таке статутні документи підприємства?
2. Перелік статутних документів для товариств з обмеженою відповідальністю
3. Договір про заснування ТОВ
4. Директор і головний бухгалтер
5. виписка ЕГРЮЛ
6. коди статистики
7. Статут ТОВ
8. Зберігання установчої документації

Легальне участь у зовнішньоекономічній діяльності вимагає від господарського об'єднання проходження реєстрації в рамках процедур, встановлених державним або міжнародним законодавством. Підсумком вірних реєстраційних дій є пакет установчої документації, який дозволяє компанії вести комерційну діяльність в рамках правового поля. В даному матеріалі наводиться огляд пакета статутних документів для товариств з обмеженою відповідальністю - найбільш популярної форми господарських товариств в Росії. Стаття описує обов'язкові вимоги до оформлення документів, правильну послідовність формування пакета.

Зміст статті

Що таке статутні документи підприємства?

Статутні документи будь-якої юридичної особи є підставою для його легальної діяльності. Керівник підприємства за замовчуванням є відповідальним за зберігання і оборот статутний документації. Організація товариства з обмеженою відповідальність вимагає спеціального порядку для затвердження і зберігання статутних документів.

Діяльність такого типу юросіб, як товариство з обмеженою відповідальністю, регламентується Цивільним кодексом РФ і окремим Федеральним Законом № 14 «Про товариства з обмеженою відповідальністю». Остання редакція даного ФЗ затверджена 29 липня 2017 р

Особливість ТОВ як юридичної особи полягає в тому, що кожен його окремий засновник несе ризики і збитки тільки в межах своєї частки в статутному капіталі юрособи. Число учасників ТОВ не повинно перевищувати п'ятдесяти.

Виникла проблема? Зателефонуйте нашому фахівцеві з митних питань:

+7 (499) 350-97-43 (дзвінок безкоштовний)

Перелік статутних документів для товариств з обмеженою відповідальністю

Формування необхідного пакету з документацією починається на стадії заснування юридичної особи. Для ініціювання діяльності організації проводиться збори засновників, в ході якого ведеться протокол про заснування ТОВ. У протоколі записуються:

• результати голосування з питання про заснування ТОВ;
• розмір статутного капіталу майбутнього підприємства;
• рішення по фірмового найменування ТОВ;
• положення про затвердження статуту ТОВ;
• місцезнаходження ТОВ.

Крім протоколу, на початковому етапі створення ТОВ, сторони повинні підписати договір про заснування.

Статутні документи - підстава для легальної діяльності юрособи.

Договір про заснування ТОВ

Договір регламентує порядок здійснення операцій по установі юридичної особи. У договорі прописується сума складова статутний капітал підприємства, також відображається номінальна частка кожного засновника ТОВ. При цьому, відповідно до згаданого вище закону «Про товариства з обмеженою відповідальністю», договір про заснування не входить до установчих документів ТОВ.

Директор і головний бухгалтер

Після затвердження протоколу зборів і договору про заснування, засновники ТОВ повинні вибрати директора компанії, розробити і підписати наступний документ, який забезпечує права організації на комерційну діяльність - Наказ про призначення директора ТОВ ( «Наказ №1»).

Директор може бути обраний радою засновників на голосуванні або призначити себе відповідним наказом. Наказ №1 в обов'язковому порядку містить наступні дані:

• Фірмове найменування юрособи та адреса;
• Текст наказу в довільній письмовій формі. У тілі тексту потрібно вказати ім'я директора повністю і дату початку його повноважень.

У другому пункті наказу обов'язково затверджується особа на посаду головного бухгалтера. Якщо в штаті компанії така відсутні, директор повинен затвердити себе на цій посаді. Оформлений договір завіряється печаткою і підписом директора.

виписка ЕГРЮЛ

Також в обов'язковий набір документації юридичної особи входить виписка з Єдиного Державного реєстру Юридичних Осіб. Відповідно до регламентуючими документами, кожна організація повинна мати обліковий запис в зазначеному реєстрі.

У профіль організації в базі ЕГРЮЛ вносяться такі відомості:

• повне найменування компанії;
• форма власності та спосіб утворення юрособи;
• точне місцезнаходження;
• для ТОВ обов'язково включення в базу даних інформації про номінальну вартість часток учасників підприємства;
• відомості про філії / представництва;
• дані про реєстрацію в якості страхувальника та ін.

коди статистики

Коди статистики потрібні для відкриття рахунків в банківських організаціях, підготовки податкової звітності, оформленні квитанцій і рахунків. Наявність кодів статистики обов'язково для суб'єктів ЗЕД, так як вони є обов'язковими для здійснення експортно-імпортних операцій. Видача кодів здійснюється в органах податкової служби або Держстату за місцем реєстрації компанії.

Отримання кодів статистики - один із заключних маніпуляцій оформлення юридичної особи, так як для цього потрібно надання наступних документів:

• статут (тут і далі - копії);
• ІПН;
• свідоцтво державної реєстрації юрособи;
• виписка ЕГРЮЛ;
• документ, що засвідчує особу директора;

Після завершення оформлення організації присвоюються унікальні ідентифікатори в таких класифікаторах як ОКПО, ОКАТО, ОКФС і ін.

До установчих документів ТОВ також повинен бути включений ІПН юридичної особи. Даний номер присвоюється організації при постановці на облік в податкову структуру за місцем реєстрації.

З 2014 року в пакет статутних документів юридичної особи включений договір про оренду приміщення. Дане нововведення зобов'язує підприємців мати у власності або орендувати приміщення відповідне юридичною адресою.
Наявність такого документа є однією з підстав для відкриття рахунку в банку.

Статут ТОВ

Статут є основним документом, який регламентує діяльність товариства. Вимоги до Статуту описані в 12-й статті ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю».

Типовий статут ТОВ обов'язково відображає наступну інформацію:

• найменування підприємства (повне і скорочене);
• точний юридична адреса організації;
• склад і повноваження органів управління суспільством, а також перелік питань, за якими можна прийняти рішення голосуванням в разі наявності кворуму;
• розмір статутного капіталу ТОВ;
• відомості про зберігання статутних документів та порядок надання до них доступу.

Зберігання установчої документації

Порядок зберігання установчої документації визначається 50-ю статтею ФЗ №14. Установчі документи (в першу чергу, Статут і Свідоцтво про реєстрацію) повинні зберігатися за адресою вказаною в якості юридичного. Для ТОВ порядок і терміни зберігання не регламентовані строго, на відміну від акціонерних товариств або інших форм організацій.

Загальноприйнята практика діловодства та документообігу передбачає, що відповідальність за зберігання статутний документації покладається на бухгалтерію підприємства. У процесі діловодства той чи інший документ може передаватися на руки службовцю організації. Зазвичай, набір оригіналів документів про заснування товариства зберігаються в сейфі директора підприємства.

При передачі установчої документації всередині компанії повинен вестися журнал руху документів в електронній формі із зазначенням відомостей:

• кому видано документ,
• дата отримання,
• дата повернення.

Також 50-я стаття регламентує порядок зберігання документів, сполучених з положеннями Статуту товариства або функціями ради засновників. Зберігання документів здійснюється для того, щоб при необхідності надати доступ до даних для аудиторських структур або державних органів.

Доступ на вимогу повинен бути наданий до наступних документів:

• установчий договір, а також Статут з повним переліком змін і доповнень;
• протокол з рішенням про створення ТОВ, учасників, їх номінальних частках в грошовому еквіваленті;
• свідоцтво про реєстрацію ТОВ;
• висновки аудиторських комісій;
• відомості про філії організацій.

Повний список документів, що підлягають зберіганню, детально прописаний у статті № 50 ФЗ № 14. витребуваних документів повинні надаватися суспільством протягом 5 робочих днів.

Додаткова інформація про те, які документи повинні бути у чинного ТОВ в цьому відео:

Таким чином, установчі документи - це об'ємний пакет документів, підготовка якого вимагає значних витрат часу і активної взаємодії з державними структурами. Для безперешкодного комерційної, в тому числі зовнішньоекономічної діяльності, необхідно завчасно займатися оформленням документації. Для оформлення рекомендується використовувати шаблони і зразки, які є в інтернеті, МФЦ, компетентних організаціях.

Ви можете знайти додаткову інформацію по темі в розділі Документи для митного оформлення .

Безкоштовна консультація по телефону:

+7 (499) 350-97-43 (дзвінок безкоштовний)