- роль рекламації
- Хто пише документ
- терміни подачі
- Правила складання
- Правила оформлення
- Як відправляють рекламацію
- Приклад складання рекламації
Рекламація - назва документа, під яким ховається претензія споживача до постачальника товару і чи послуги. Рекламація складається в письмовому вигляді і є підставою для вжиття заходів, що ведуть до усунення виявлених недоліків, дефектів, шлюбів тощо. Порушень.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк рекламації .doc Завантажити зразок заповнення рекламації .doc
роль рекламації
Даний документ дозволяє покупцеві товару або одержувачу послуги заявити про те, що вони були надані в неналежних умовах. Претензія може складатися за якістю, кількістю, асортиментом, вагою будь-яких товарно-матеріальних цінностей, односторонньому зміні їх вартості, термінів поставки і т.п. параметрам.
Таким чином, рекламація фіксує порушення прав споживача, і в подальшому може бути представлена в судову інстанцію, за умови, що ніяких дій з боку відповідальної організації прийнято не було або ж їх виконання не задовольнило запити постраждалої сторони.
Хто пише документ
Рекламація може складатися як від імені приватної особи, так і від імені організації. У другому випадку, даний лист може написати будь-який співробітник компанії, уповноважений на створення подібного роду претензій і володіє достатнім для цього рівнем знань, кваліфікації і знайомий з законодавством РФ. Зазвичай ця функція входить до компетенції юриста, начальника того структурного підрозділу, який має пряме відношення до договору між сторонами або ж секретаря. У будь-якому випадку документ повинен бути узгоджений з керівником організації.
терміни подачі
Однозначно встановлених термінів для подачі рекламації немає. Як правило, вони діють протягом всього періоду дії гарантії на товар або послугу, або ж, якщо такий гарантії немає, то період подачі претензії дорівнює мінімум двох років. В інших випадках претензії можуть прийматися в термін, аналогічний періоду позовної давності (три роки).
Слід зазначити, що термін подачі рекламації досить часто регулюється договором або контрактом, укладеним між двома сторонами.
У разі порушення даного пункту питання з приводу претензії може бути вирішене тільки в судовому порядку.
Правила складання
На сьогоднішній день даний документ не має обов'язкового до застосування уніфікованого зразка, тому складатися може в довільній формі або ж за шаблоном, розробленим всередині підприємства і затвердженим в його обліковій політиці.
Незалежно від того, який формат буде обраний, бланк повинен включати в себе ряд певних відомостей:
- дані про компанію, до якої пред'являється претензія (її найменування, посада та ПІБ керівника),
- відомості про те, хто подає претензію,
- суть претензії,
- дату складання,
- посилання на договір, за умовами виконання якого пишеться рекламація.
За правилами складання претензій, вони обов'язково повинні юридично обґрунтовуватися. В даному випадку, під таким обґрунтуванням виступають будь-які документальні свідчення і докази того, що умови договору або закон було порушено. У документі всі ці папери мають бути вказані як додатки.
До складання рекламації слід ставитися дуже уважно, не забуваючи про те, що в якийсь момент цей документ може стати доказом у судовій інстанції. При його оформленні потрібно намагатися уникати помилок, а також внесення необгрунтованих, недостовірних та, тим більше, завідомо неправдивих відомостей.
Правила оформлення
Як і зміст рекламації, так і її оформлення проводиться у вільному вигляді. Претензію можна писати на стандартному аркуші А4, або ж на фірмовому бланку компанії, як в рукописному, так і в друкованому варіанті.
Головна умова: претензія повинна бути завірена особистим підписом заявника.
Друк на документі ставити не обов'язково, оскільки ні індивідуальні підприємці, ні юридичні особи (з 2016 року) не зобов'язані використовувати її у своїй діяльності.
Рекламація складається у двох примірниках, один з яких надсилається постачальнику товару або виконавцю послуги, а другий залишається у її автора. Другий примірник попередньо бажано завізувати у відповідальної сторони.
Як відправляють рекламацію
Передати рекламацію одержувачу можна декількома способами.
- Перший - віддати особисто в руки представнику компанії-відповідача за претензією.
- Другий, не менш надійний, але більш витратний за часом - відправити поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
- Третій варіант: переслати рекламацію через електронну пошту, проте в цьому випадку, гарантії того, що адресат отримає послання немає, оскільки воно може відправитися в папку «Спам» або загубитися ще якимось іншим чином.
Приклад складання рекламації
Тут розглядається приклад рекламації, що спрямовується від імені однієї організації на адресу іншої.
- Спочатку документа посередині рядка пишеться його найменування і коротко позначається сенс (тут: з приводу нестачі), ставиться вихідний номер (відповідно до журналу обліку вихідної документації), а також дата складання.
- Потім справа або зліва (ролі не грає) вписується адресат:
- його повне найменування,
- посаду,
- прізвище, ім'я, по батькові керівника (або будь-якого іншого співробітника, на ім'я якого вона прямує).
- У цій частині листа потрібно максимально докладно описати суть претензії з усіма необхідними посиланнями на номери і дати правовстановлюючих документів (договір, накладні, рахунки на оплату і т.д.), а також позначити бажані шляхи вирішення проблеми (це може заміна товару, відшкодування понесених втрат в грошовому еквіваленті, ремонт виробів і т.д.).
- Внизу окремим пунктом слід вписати додатки.
- На завершення документ необхідно підписати.
Далі йде власне текст рекламації.
Якщо мова йде про якісь суми, їх потрібно писати як цифрами, так і прописом, а також вказувати банк і номер рахунку одержувача платежу по збитках. Всі пункти рекламації повинні строго відповідати рамкам закону.
