Правила ведення і зберігання трудових книжок

1. «Золоті» правила
2. Якщо у Вас є питання - задайте його тут >>

Постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 року № 225 затверджені Правила ведення і зберігання трудових книжок. У разі виявлення неточності в цьому документі слід керуватися саме цим Постановою.

Якщо виявлена ​​неточна або неправильна інформація в трудовій книжці, виправляти її потрібно на тому місці роботи, де невірний запис була внесена. Внести правку закон дозволяє і нового роботодавця. Однак для цього йому знадобиться офіційний папір з компанії, кадровий працівник, якій допустив помилку. Під офіційною папером мається на увазі не дозвіл, а копії документів, за якими працівник був оформлений. Наприклад, це наказ про прийом на роботу, переведення і звільнення. Дозволяється використовувати довідки або виписки з документів, в яких міститься інформація про ці наказах. При цьому в Правилах записано: «Роботодавець зобов'язаний в цьому випадку надати працівникові при його зверненні необхідну допомогу». Так що махати на працівника рукою і говорити: «Це не мої проблеми» не можна. Доведеться допомогти.

Може скластися і так, що компанія, яка зробила неправильний або неточний запис, реорганізована. Тоді вносити виправлення повинен правонаступник організації. А якщо вона ліквідована - робити це буде роботодавець за новим місцем роботи. Однак для виправлення знову ж знадобиться офіційний документ. наприклад, виписка з ЕГРЮЛ , В якій буде зафіксовано, що фірма припинила свою діяльність (з ЕГРІП, якщо мова йде про роботодавця - індивідуальний підприємця ).

Зверніть увагу

Виправляти помилки і неточності в трудовій книжці без підтверджуючих документів не можна. Одних слів працівника недостатньо. Необхідно, щоб він представив необхідні папери.

Показання свідків, до речі, - теж не докази. Однак з цього правила є свої винятки. Для записів, щодо яких є судове рішення, а також при масової втрати роботодавцем трудових книжок працівників у результаті надзвичайних ситуацій екологічних і техногенних катастроф, стихійних лих, і т.д., відомості про посаду і періодах роботи буде встановлювати спеціальна комісія на підставі документів , наявних у співробітника, наприклад, довідки, профспілкового квитка, розрахункової книжки тощо, а в разі їх відсутності - на підставі показань двох і більше свідків, які знають працівника по спільній з ним деяте ьности у «зниклого» роботодавця.

Може скластися і така ситуація: відомості в трудову книжку внесено правильні, але не на ту сторінку, на яку необхідно. Наприклад, в документі працівника дані про прийом і звільнення вказані на сторінці «Відомості про нагородження». Що робити в такій ситуації? Помилкові записи необхідно визнати недійсними, а правильні дані потрібно внести на сторінку «Відомості про роботу». Виникає питання: як бути, якщо в потрібному розділі немає вільного місця? Допоможе вкладиш, його необхідно вшити в трудову книжку. В цьому випадку діє вже знайоме правило: виправлення вносить або роботодавець, який допустив помилку, або співробітники нової компанії, але на підставі офіційного паперу з попереднього місця.

«Золоті» правила

Не забувайте: в трудовій книжці не можна «замазувати» записи, підчищати або ще якимось чином ліквідувати помилки. Крім того, в розділах документа, що містять відомості про роботу або дані про нагородження, закреслення неточних або неправильних записів не допускається. Щоб змінити інформацію, потрібно визнати її недійсною і внести правильну запис. Робиться це так: після останньої в розділі записи потрібно вказати наступний порядковий номер і дату внесення. У графі 3 необхідно написати: «Запис за номером таким-то є недійсним», а потім внести правильні дані. У графі 4 в цьому випадку потрібно відобразити дату і номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, на підставі якого вноситься правильна інформація.

На замітку

Не варто переживати, що не вдасться виправити запис, зроблений давно. Якщо виявлена ​​«застаріла» помилка, потрібно просто проставити порядковий номер запису і далі вказати на її недійсність. Потім слід внести правильну інформацію з посиланням на підтверджуючий документ.

Іноді відомості про працівника в трудовій книжці потрібно виправити не по тій причині, що вони помилкові, а через те, що вони змінилися. Йдеться, наприклад, про зміну прізвища або імені. У Правилах сказано, що в цьому випадку зміна запису можна зробити на підставі паспорта, свідоцтв про народження чи шлюб (або про його розірвання), про зміну прізвища, імені, по батькові та інших офіційних паперах, обов'язково вказавши їх реквізити в трудовій книжці.

Зміни потрібно внести на титульний лист документа наступним чином: «старі» дані закреслюються однією рисою, після чого вписуються нові дані, а на внутрішній стороні обкладинки вказуються реквізити підтверджувальних документів.

До речі, про імена-прізвища. Помилки в їх написанні зустрічаються дуже часто. І виявити їх може другий, третій або наступний роботодавець. Наприклад, нерідко відбувається плутанина в написанні імен «Наталія» і «Наталя».

Працівник може порахувати, що особливого значення це не має. Так він просто може не звертати на це увагу довгі роки. Однак ПІБ має бути написано так, як в паспорті. Інакше у співробітника можуть виникнути складнощі з підтвердженням стажу. Як же виправити таку помилку? У Правилах про це нічого не сказано і з цього питання є кілька думок. Одне з них свідчить: в цьому випадку виправити помилку можна також шляхом закреслення невірної запису і внесення нової з посиланням, наприклад, на паспорт, після цього необхідно завірити запис підписом і печаткою, можна додати також напис «виправленому вірити». Однак такий підхід несе небезпеки. Кадровий працівник в цьому випадку діє на свій страх і ризик, виправляючи дані в трудовій книжці, грунтуючись на паспорті громадянина. Звичайно, це здається логічним. Але в його чи це компетенції? На це питання немає однозначної відповіді, адже в законодавстві про це нічого не сказано. Що ж робити? Надійніше співробітнику порадити домогтися в судовому порядку визнання того, що трудова книжка належить саме йому. Це безпрограшний варіант, який дозволить убезпечити роботодавця від непотрібних проблем.

Вероніка Позднякова, для журналу «Розрахунок»

Робота з кадрами на підприємстві

Правильно складені документи захистять від штрафних санкцій з боку перевіряючих, виведуть з конфліктної ситуації з працівниками. З електронною книгою «Робота з кадрами на підприємстві» у вас буде в повному порядку вся документація.
Дізнайтеся більше >>

Якщо у Вас є питання - задайте його тут >>

Читайте також по темі:

Якщо не віддають трудову книжку при звільненні

Який печаткою можна завіряти трудову книжку

Запис про зміну прізвища в трудову книжку

Практична енциклопедія бухгалтера

Всі зміни 2019 роки вже внесені в бератор експертами. У відповіді на будь-яке питання у вас є все необхідне: точний алгоритм дій, актуальні приклади з реального бухгалтерської практики, проводки і зразки заповнення документів.

дізнатись детальніше