У цифрову епоху віддалена робота стала повсякденним явищем. На поточний момент сотні всіляких завдань вирішуються за допомогою комп'ютерів, телекомунікаційного обладнання і мережевих технологій. А якщо існує віддалена робота, значить, повинні існувати і «віддалені» офіси. Віддаленими вони, звичайно, бути не можуть, а ось віртуальними - цілком. Далі ми розглянемо, що це таке, які апаратні і програмні засоби необхідні для створення і управління віртуальним офісом, у скільки все це обійдеться, а також торкнемося ряд супутніх питань.
Огляд сучасних інструментів для створення віртуального офісу і витрата на нього
1. Що таке віртуальний офіс
1.2. Юридичні адреси та віртуальні номери
1.3. Віртуальний офіс для співробітників
2. Витрати на обладнання
2.1. Витрати на зовнішню зв'язок
3. Додаток з управління завданнями і проектами
3.1. Додатки «Віртуальний офіс»
3.2. CRM - система управління взаємовідносинами з клієнтами
4. Хостинг і сайт
5. Підсумкові витрати
1. Що таке віртуальний офіс
Віртуальний офіс - досить нове явище в бізнесі, яке може інтерпретуватися по-різному. Як і у реально існуючого офісу, у «віртуального аналога» також може бути свій службовий адресу, номер телефону та факсу. І, звичайно ж, в цьому офісі працюють люди, без яких існування останнього в принципі неможливо. Але тут є одна важлива відмінність.
Все, що пов'язано з віртуальним офісом - необов'язково має існувати в реальності (крім співробітників, звичайно). Ні приміщень в центрі міста, ні поштової скриньки, ні навіть міських телефонів. Все це можуть замінити комп'ютерні програми та мережеве обладнання.
Розглянемо все по порядку.
1.2. Юридичні адреси та віртуальні номери
На поточний момент активну діяльність ведуть компанії, які пропонують всім бажаючим створення віртуального офісу. Зараз мова йде про заснування фірми де-небудь за кордоном і надання контактних абонента, який належить до тієї чи іншої держави, регіону або міста. Список послуг таких компаній досить широкий. Ось деякі з них:
- Реєстрація поштової адреси в будь-якій точці світу;
- Реєстрація регіональних телефонних номерів та номера факсу;
- Обробка, зберігання та надання на вимогу записів дзвінків клієнтів в компанію;
- Надання бухгалтерських послуг і багато іншого.
Звернувшись в таку компанію, можна буде зареєструвати свою фірму, наприклад, в центрі Нью-Йорка, Берліна або Лондона - в будь-якому місці, де планується продаж товарів або послуг. При цьому самому засновнику зовсім необов'язково перебувати в тому регіоні, де зареєстрована його фірма. Те ж саме стосується і контактних номерів компанії. Власнику фірми необов'язково купувати сім-карту закордонного оператора. Всі ці номери і адреси можна сміливо назвати віртуальними, і в більшій мірі вони призначені для використання в конкретному регіоні.
Все це працює за простою схемою. При надходженні виклику на віртуальний номер проводиться його переадресація на стільниковий, стаціонарний, IP-телефон або навіть на якийсь месенджер, який підтримує можливість прийому таких дзвінків. З факсом те ж саме - повідомлення, що приходять на факс, будуть просто надсилатися на електронну поштову адресу.
Такі компанії-реєстратори віртуальних офісів можуть допомогти і з веденням бухгалтерського обліку, реєстрацією надходять дзвінків і повідомлень або навіть з рішенням будь-яких юридичних питань. Самому ж власнику віртуального офісу навіть доведеться знайомитися з бухгалтерами та секретарями. Вони просто будуть виконувати свою роботу, відсилаючи час від часу звіти.
Отже, віртуальний офіс - це користування послугами компанії, що пропонує його створення і подальший супровід. Вартість «оренди» офісу багато в чому залежить від його місця розташування і послуг, що надаються орендодавцями. наприклад:
- На сайті www.p1-offices.com/ офіс в Берліні обійдеться за 80 євро в місяць;
- А компанія «Regus» ( www.regus.ru/ ) Може надати адресу в Нью-Йорку за 110 $ в міс .;
- Дорожчі варіанти у «Regus» - 450 $ (так само в Нью-Йорку).
Ціни включають в себе віртуальні номери, факси, послуги з пересилання пошти і т.д.
1.3. Віртуальний офіс для співробітників
Віртуальним офісом називається не тільки послуги сторонньої компанії з надання віртуальних реквізитів для фірми, але і програмне забезпечення, що дозволяє віддаленим співробітникам «ходити на роботу». Але як члени команди взаємодіють один з одним? Тут можна навести кілька варіантів. З традиційних засобів спілкування - це дзвінки на мобільні телефони і спілкування за допомогою месенджерів, як « Skype »Або« Viber », наприклад. Але більш зручним засобом комунікації є спеціалізоване ПО, за допомогою якого можна не тільки спілкуватися, але й призначати завдання, вести облік робочого часу, переглядати статистику і багато-багато іншого. Ми торкнемося цієї теми трохи пізніше.
Отже, до поняття «віртуальний офіс» додалося ще одне визначення, а саме - це середовище, яке дозволяє команді співробітників виконувати певні завдання, використовуючи можливості телекомунікаційного обладнання і мережевих технологій. Продовжимо.
2.1. Витрати на обладнання
Список і характеристики обладнання для можливості створення віртуального офісу повністю залежать від сфери діяльності компанії. Однак в більшості випадків досить наявність у співробітників середніх по потужності комп'ютерів. Головне, щоб на них можна було запустити одночасно кілька офісних і бухгалтерських програм, месенджерів, браузерів, редакторів зображень - все, знову-таки, залежить від діяльності компанії. Для цього цілком підійдуть комп'ютери з 4-ма Гб оперативної пам'яті і двоядерними процесорами частотою, скажімо, 3 ГГц. А з периферійних пристроїв знадобиться тільки web-камера і мікрофон.
Середня вартість таких комп'ютерів варіюється в межах 15-25 тис. Рублів (включаючи монітор і периферію). Але купувати все це часто необов'язково, адже у віддалених співробітників комп'ютери, як правило, вже є.
2.1. Витрати на зовнішню зв'язок
Зрозуміло, що кожен засновник компанії прагне забезпечити своїх співробітників дешевої і одночасно якісним зв'язком. Для цих цілей використання месенджерів - ідеальний варіант. Але як же бути клієнтам? Ясна річ, що клієнту набагато зручніше зателефонувати на телефонний номер, ніж зв'язуватися з компанією якимось іншим способом. І саме в цьому плані без послуг організація, згаданих в параграфі 1.2., Неможливо обійтися.
На поточний момент середня вартість придбання віртуальних номерів складає близько 5 тис. Рублів за «срібний» номер і 75 тис. За «золотий». Прості номери зазвичай видаються безкоштовно. Абонентська плата багато в чому залежить від приналежності номера до міста, регіону або країні. Компанії, що пропонують послуги телефонії, створюють гнучкі тарифні плани на зв'язок. наприклад:
- «TEKMI» (http://www.tekmi.ru) за свій мінімальний тарифний план просить всього близько 500 руб. в місяць (московський номер), за найдорожчий - 2,5 тис.
- «Hottelecom» (http://hottelecom.net) надає номери безлічі країн. Наприклад, китайський номер обійдеться приблизно в 3000 руб. за реєстрацію при щомісячній оплаті в 2000 руб.
3. Додаток з управління завданнями і проектами
В окрему категорію варто винести програми, які дозволяють розподіляти завдання і проекти між співробітниками. Такі ПО складаються, як правило, з двох окремих модулів - один встановлюється на комп'ютер начальника, іншого - на ПК співробітників.
Дані програми дозволяють не тільки розподіляти завдання, але і вести всіляку статистику, вести облік за діями співробітників в даний момент, сповіщати про настання тієї чи іншої події і багато іншого. Розглянемо роботу подібних програм на прикладі Time Doctor.
По суті, " Time Doctor »- це веб-сервіс з відстеження робочого часу. Програма встановлюється лише на комп'ютер співробітника. Керівник же отримує всю необхідну інформацію про дії працівників (і все інше) зі свого особистого кабінету, в який можна потрапити через офіційний сайт компанії-розробника ( www.timedoctor.com ).
Насамперед керівник вносить в базу даних програми інформацію про своїх працівників. Після того, як співробітники встановлять програму обліку робочого часу на свої комп'ютери, дані почнуть передаватися на сервер «Time Doctor». Зайшовши в свій кабінет, роботодавець побачить приблизно наступну картину:
Саме з цієї таблиці видно облік часу - скільки напрацював кожен із співробітників в той чи інший день.
Налаштування роботи програми на ПК співробітника також виконуються з особистого кабінету керівника. Наприклад, можна включити функцію відправки скріншотів з екрану комп'ютера співробітників в певному інтервалі часу (кожні 5, 10, 15 хвилин і т.д.). Всі скріншоти потрапляють в спеціальний розділ особистого кабінету. Виглядає це так:
Звідси видно, які вікна були відкриті на комп'ютері співробітника в момент зняття скріншота.
Є ще одна корисна функція - нагадування працівникові про те, що необхідно повернутися до роботи. Якщо «Time Doctor» виявляє бездіяльність з боку співробітника, тоді на екрані його комп'ютера вискачет подібне повідомлення:
По досягненню таймера на кнопці «Ні» нульового значення, програма вважатиме, що користувач не знаходиться на робочому місці. В цьому випадку вона автоматично припинити вважати напрацьоване співробітником час.
І це лише частина можливостей програми « Time Doctor »І подібних нею. такі системи обліку робочого часу і завдань можуть використовуватися, наприклад, для розподілу проектів між виконавцями, відстеження відкритих на комп'ютері співробітників сторонніх програм, відвідуваних їм сайтів і багато іншого. Збільшення продуктивності праці - основне завдання, яке вирішується програмами на подобі «Time Doctor». Саме тому їх використання в бізнесі, пов'язаному з роботою в мережі, так важливо для підприємця.
Витрати на використання додатків типу «Time Doctor» становитимуть приблизно від 10 $ до 80 $ (або від 600 до 5000 руб.) На місяць за одного користувача (залежить від тарифного плану).
3.1. Додатки «Віртуальний офіс»
Нарешті, ми підійшли до опису додатків, емулює роботу справжнього офісу. Візьмемо, наприклад, програму « Sococo ». При запуску програма користувач бачить наступну картину:
Як можна помітити, у вікні програми приведена планування типового офісного приміщення з декількома кабінетами. Для використання такого віртуального офісу кожен співробітник повинен буде підключитися до додатка під своїм ім'ям (це може бути П.І.Б. або нікнейм). Далі, співробітнику (або декільком) призначається один з кабінетів, «де він і буде проводити робочий час». Повторний вхід в додаток автоматично помістить користувача в заданий раніше кабінет. Цікаво, що для установки зв'язку з конкретним працівником, буде потрібно «постукати» в його двері. Зв'язок відбудеться тільки в разі, якщо користувач «відкриє двері».
Є в програмі і приміщення, призначені для переговорів. Щоб увійти в таку кімнату, як правило, потрібне запрошення від начальства або ініціатора переговорів. Все, що буде обговорюватися в переговорній, неможливо «почути» з будь-якого іншого кабінету.
Так виглядає вікно програми під час роботи віртуального офісу «по повній програмі»:
Як видно з зображення, деякі співробітники знаходяться поза кабінетами. Це, так звані, курилки або приміщення для вільного спілкування (наприклад, «Noisy Haven 8»). Сюди можна зайти в будь-який момент і спілкуватися на будь-які теми.
Програма «Sococo» забезпечує користувачів, як голосовий, так відеозв'язком. Спілкування декількох співробітників, які перебувають в одному кабінеті, виглядає так:
Таким чином, програма забезпечує користувачів набагато комфортнішими умовами для спілкування. Ще один позитивний момент - це можливість відправки файлів конкретній людині або демонстрація, наприклад, фотографій всім співробітникам, між якими встановлено зв'язок. І це лише частина можливостей додатка «Sococo». ( https: // www. sococo .com /)
Подібних програм, насправді, існує велика кількість. І більшість з них - платні. Наприклад, «Sococo» можна використовувати взагалі безкоштовно, але з обмеженнями (можна створити лише 4 кабінети, в яких можуть «працювати» всього за 4 співробітника). Для збільшення штату програму доведеться купувати, і обійдеться вона в 15 $ (або близько 1000 руб.) На місяць за кожного користувача.
3.2. CRM - система управління взаємовідносинами з клієнтами
Система управління взаємовідносинами з клієнтами (або CRM - Customer Relationship Management) - ще одна категорія додатків, що надають масу можливостей для роботи з великою кількістю клієнтів. Основне завдання будь-якої системи CRM - створення комфортних умов для клієнта. Такі програми накопичують статистику і ведуть облік клієнтів, дозволяючи на основі отриманих даних міняти політику роботи компанії, передбачати ризики і виявляти нові можливості на ринку.
CRM має сенс використовувати тільки тим організаціям, яким доводиться мати справу з тисячами клієнтів (інтернет-магазини). І вартість подібних систем досить висока. Наприклад, ПО від компанії «Amber» (www.amber-soft.ru): вартість тільки впровадження системи «Amber CRM» становить 99 тис. Рублів, не рахуючи техпідтримки і додаткових послуг (інтеграція з сайтом, з 1С і т.д .).
4. Хостинг і сайт
Мало яка сучасна компанія обходиться без офіційного сайту. Тут говорити особливо немає про що, тому відразу наведемо приблизні витрати на створення і утримання сайту:
- Найнижчу вартість має послуга з реєстрації доменного імені. Ціни тут починаються від 99 руб. і ще 149 руб. потрібно оплачувати щорічно. Ці цифри взяті з сайту компанії «HostingRU» (www.hostingru.net) і відносяться до доменів сегмента «.ru».
- Розміщення сайту здійснюється на хостингу. Його вартість залежить від кількості інформації, розміщеної на сайті. Якщо це звичайний сайт-візитка, то ціна оренди хостингу складе всього 42 руб. в місяць (1000 Мб). Цифри також взяті з сайту компанії HostingRU.
- І останнє - витрата на створення сайту. І ціна його залежить від складності роботи програмістів, верстальників і дизайнерів. Наприклад, простий сайт-візитка може коштувати близько 3000 руб., А більш складний (як інтернет-магазин, наприклад) - всі 25 тис.
5. Підсумкові витрати
Отже, для створення повноцінного віртуального офісу буде потрібно:
вид витрати
Орієнтовна максимальна ціна
Орієнтовна мінімальна ціна
Середня ціна
Реєстрація поштової адреси
450 $ (або близько 28000 руб.)
90-110 $ (близько 6500 руб.)
275 $ (17000 руб.)
зовнішня телефонія
2500 руб. / Міс.
500 руб. / Міс.
1500 руб. / Міс.
Додаток з управління завданнями і проектами
5000 руб. в міс. / користувач
600 руб. в міс. / користувач
2500 руб. в міс. / користувач
Додаток «Віртуальний офіс»
1000 руб. в міс. / користувач
CRM (необов'язково)
100000 руб. впровадження
Хостинг
42 руб. / Міс.
520 руб. / Міс.
300 руб. / Міс.
сайт
Від 25000 руб.
3000 руб.
10000 руб.
Сумарна вартість
60542 руб.
11120 руб.
32300 руб. (CRM 132300р)
Отже, початковий внесок на створення віртуального офісу складе, як мінімум 7 тисяч рублів - це вартість реєстрації поштової адреси компанії та оплата зовнішньої телефонії. Вартість придбання всіх інших зручностей розрахувати нескладно, спираючись на дані в таблиці вище. Зауважимо, що в таблицю не внесені витрати на придбання обладнання для співробітників і оплату їх зв'язку.
Але як члени команди взаємодіють один з одним?Але як же бути клієнтам?
