- Впровадження системи електронного документообігу
- Критерії вибору системи електронного документообігу
Залежно від ступеня інтеграції, системи електронного документообігу можна розділити на наступні види:
- Універсальні системи електронного документообігу (EDMS системи). Це незалежні системи документообігу, повністю призначені для автоматизації процесу управління документацією. Як правило, такі системи використовують клієнт-серверну технологію роботи.
- Системи управління груповою роботою. Ці системи забезпечують розподілену роботу з документами і даними групи користувачів. Їх основне призначення - забезпечити спільну роботу. Тому, системи керування груповою роботою мають значно менший функціонал, ніж EDMS системи.
- Вбудовані модулі в складі інформаційних систем управління. Такі модулі мають всі ERP системи. Дані модулі також мають обмежений функціонал (в порівнянні з EDMS системами) і, як правило, без впровадження базового функціоналу ERP системи не працюють.
Ще одним напрямком, за яким можна структурувати системи електронного документообігу, є область застосування. Існують системи електронного документообігу, які орієнтовані на спеціальні види документації або сфери діяльності. Наприклад, PDM системи, системи підтримки розробки ПЗ, системи типу HelpDesk, системи підтримки медичної документації, тощо.
Впровадження системи електронного документообігу
Впровадження системи електронного документообігу включає в себе кілька етапів, які організація повинна виконати самостійно незалежно від участі постачальника системи. Ці етапи включають в себе набір логічно взаємопов'язаних дій і заходів, які дозволять організації оцінити проект в цілому, і підвищити ймовірність успішного завершення проекту.
Загальна схема етапів впровадження системи електронного документообігу представлена на малюнку.
Основні етапи впровадження системи електронного документообігу включають в себе:
Етап 1. Визначення базових процесів і процедур.
Мета даного етапу полягає в чіткому визначенні складу існуючих процесів документообігу та процедур обробки документації. Для цього необхідно провести детальний аналіз існуючих процесів і процедур.
В ході цього етапу необхідно:
- визначити процеси верхнього рівня;
- визначити детальний склад процесів;
- визначити бізнес цілі для процесів документообігу;
- визначити технічні цілі для процесів документообігу.
Етап 2. Визначення вимог до процесів документообігу.
На даному етапі визначається, які зміни необхідно внести в процеси документообігу, щоб вони працювали ефективно і могли бути автоматизовані.
На даному етапі необхідно:
- провести технологічну оцінку процесів документообігу;
- визначити бізнес вимоги до процесів;
- підготувати карти процесів "як повинно бути";
- встановити вимірювані характеристики процесів;
- сформулювати технічні вимоги до процесів документообігу і підготувати технічне завдання .
Приклад документів:
Етап 3. Формування критеріїв вибору системи електронного документообігу.
На підставі даних першого і другого етапів необхідно сформулювати набір критеріїв для вибору системи електронного документообігу. Критерії вибору системи електронного документообігу будуть значною мірою визначать обсяг подальших робіт і порядок організації взаємодії з постачальником системи.
На даному етапі необхідно:
- класифікувати існуючі документи за видами;
- провести оцінку існуючих форм документів;
- визначити склад даних, які будуть перенесені в електронний вигляд;
- визначити вимоги до призначеного для користувача інтерфейсу;
- скласти набір критеріїв вибору системи електронного документообігу.
Етап 4. Вибір системи електронного документообігу.
Цей етап дозволяє організації визначити основні технології, на підставі яких буде працювати система електронного документообігу, вибрати відповідну систему і визначити постачальника послуг по впровадженню системи електронного документообігу.
На даному етапі необхідно:
- визначити склад функцій системи документообігу;
- визначити вид системи документообігу, найбільшим чином відповідає потребам організації;
- сформувати список можливих постачальників системи електронного документообігу;
- вибрати постачальника системи електронного документообігу.
Етап 5. Управління проектом впровадження системи електронного документообігу.
Після вибору постачальника системи електронного документообігу необхідно розробити план впровадження. Цей етап може зайняти досить багато часу, однак час на планування допоможе значно скоротити час на впровадження системи. План може бути розроблений спільно з постачальником послуг.
План управління проектом повинен включати наступні роботи:
- проектування функціоналу системи;
- впровадження системи;
- тестування і оцінка роботи системи;
- дослідна експлуатація системи;
- доробка і настройка системи.
Етап 6. Документування системи.
Цей етап може виконуватися паралельно з попереднім етапом. Метою даного етапу є створення певних організаційних правил, які забезпечать стабільну роботу системи електронного документообігу.
На даному етапі необхідно:
- провести навчання персоналу;
- розробити процедури і регламенти взаємодії користувачів;
- розробити керівництва по роботі з системою.
Критерії вибору системи електронного документообігу
Критерії вибору системи електронного документообігу багато в чому залежать від потреб і можливостей організації. Детальний склад критеріїв повинен визначатися безпосередньо на підставі бізнес цілей і технічних цілей процесів документообігу.
Крім детальних критеріїв, організація повинна використовувати і узагальнені критерії, які пов'язані з видами систем електронного документообігу та застосовуваними технологіями.
До таких узагальненими критеріями відносяться:
- «Зрілість» системи електронного документообігу. Необхідно оцінити рівень «зрілості» обраній системи. Така оцінка дозволить зрозуміти, як довго система існує на ринку, яка кількість організацій застосовує цю систему, чи існують оновлення системи. Якщо система нова, і тільки вийшла на ринок, то існує велика ймовірність помилок в роботі системи. Це може привести до проблем в ході експлуатації системи електронного документообігу.
- Відповідність стандартам галузі. У різних видах діяльності існують свої стандарти, прямо або побічно впливають на документообіг організації. При виборі системи необхідно звертати увагу, яким чином вимоги цих стандартів враховуються в системі електронного документообігу.
- Відповідність цілям і критичним чинникам успіху. При виборі системи необхідно враховувати ступінь відповідності цілям організації. Важливо, щоб система максимально відповідала цілям і ключовим вимогам організації. Якщо система не відповідає вимогам, то необхідно змінити вибір системи, але не змінювати ключові вимоги і цілі. Організація може змінити частину вимог під конкретну систему документообігу, але тільки якщо ці вимоги не є критичними для процесів організації.
- Рівень технічної підтримки. Цей критерій відноситься до вибору постачальника системи електронного документообігу. Необхідно оцінити рівень технічної підтримки системи, як під час впровадження, так і під час експлуатації системи.
- Масштабованість системи. Цей критерій вибору важливий з точки зору розширення діяльності організації. При збільшенні обсягів робіт і розширенні бази користувачів системи вона повинна дозволяти організації масштабувати рішення.
- Доступність системної документації. Крім користувальницької документації для організації може бути важливим мати доступ до документації з адміністрування або змінити установки системи.
- Захист системи. При виборі системи електронного документообігу необхідно звертати увагу на вживані заходи забезпечення безпеки в системі. У організації можуть існувати свої вимоги по політиці безпеки та конфіденційності даних. Обрана система повинна дозволяти налаштовувати доступ до інформації та документів відповідно до політики безпеки організації.
- Відмовостійкість системи. Для деяких організацій час простою системи електронного документообігу може бути критичним фактором. При виборі системи необхідно звертати увагу, скільки часу може знадобитися на відновлення системи в мінімальній робочій конфігурації.
- Вартість володіння. При виборі системи необхідно врахувати загальну вартість володіння системою: вартість покупки ліцензій, вартість адміністрування, вартість розширення системи, вартість технічної підтримки та оновлення, вартість апаратного забезпечення та ін.
Дані критерії включають в себе найбільш загальні аспекти вибору системи електронного документообігу. Для розробки повного складу критеріїв необхідно залучати багато підрозділів організації: керівництво, юридичну службу, ІТ підрозділу, технічних фахівців, фахівців з документообігу та ін.
