Печатки та штампи в будь-якій організації і на будь-якому підприємстві комерційного або державного типу повинні перебувати під особливим наглядом. Їх слід довіряти тільки одній особі, здатному нести відповідальність за його зберігання та використання.
Для того, щоб дотримати збереження інформації і уникнути запевнення не відповідають документів штампи і печатки в будь-яких організаціях вимагають особливого зберігання. Тому кожна організація призначає одне відповідальну особу, яка буде нести відповідальність за переданий йому штам або друк, відстежувати їх переміщення, і стежити за дотриманням формальностей щодо правильного використання довіреної йому майна.
Одним з документів, згідно з яким здійснюється переміщення даних матеріальних цінностей, є акт прийому-передачі печаток і штампів. Згідно з розробленим документом, штампи і печатки знаходяться в розпорядженні однієї особи, можуть на час переходити в користування іншої особи даної організації. Для документування процесу прийому-передачі і створюється даний акт. У кожній організації він складається в довільній формі. Вірніше, вона вже вироблена на підприємстві і регулярно застосовується. Але, в кожній організації, хоч акт і складається з урахуванням основних вимог, він має специфічні індивідуальні особливості. Тим більше, що акт прийому-передачі печаток і штампів є внутрішнім документом, необхідним для дотримання регламенту і загальних встановлених правил.
Одним з основних пунктів є прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, у якого дані матеріальні цінності знаходилися на зберіганні. Далі слід причина, по якій повинна відбутися передача (відрядження, відпустка або зняття з займаної посади). Зазначаються відомості про особу, якій будуть передані печатки та штампи на час відсутності основного власника. Важливо, вказати правильні дати, протягом яких ці цінності будуть знаходитися у іншої відповідальної особи.
Після того, як формальний процес оформлення акту прийому-передачі печаток і штампів завершений, необхідно завірити документ передається печаткою. Невід'ємним атрибутом є і підпис керівника підтверджує передачу майна.
Тепер, особа взяла на себе відповідальність за розпорядження печатками і штампами, буде відповідати за використання печаток і штампів. Зберігати акт прийому-передачі печаток і штампів необхідно протягом 3-х років, щоб уникнути спірних ситуацій в подальшому.
