АРХІВ ОРГАНІЗАЦІЇ: ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ
Облік і забезпечення збереження документів в архіві організації
Облік документів в архіві організації - це визначення їх кількості та складу у встановлених одиницях обліку та відображення цієї кількості і складу в облікових документах. Обліку підлягають всі зберігаються в архіві організації документи, в тому числі необроблені та непрофільні, описи справ, а також копії документів страхового фонду і фонду користування (при їх наявності).
Основними одиницями обліку документів в архіві є:
• архівний фонд (об'єднаний архівний фонд);
• архівна колекція;
• одиниця зберігання (справа) ( п.208 Правил роботи архівів державних органів і інших організацій, затверджених постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь, далі - Правила роботи архівів організацій).
Облік документів здійснюється шляхом присвоєння архівних документів (одиницям обліку, одиницям зберігання) облікових номерів, які є частиною архівного шифру. Під архівним шифром розуміється позначення, що наноситься на кожну одиницю обліку (одиницю зберігання) з метою забезпечення її обліку та ідентифікації. Архівний шифр складається з номерів архівного фонду або архівної колекції, опису, одиниці зберігання.
Облікова документація архіву організації зберігається в опечатувати ізольованому приміщенні, сейфі або металевій шафі.
Документ відображений частково. Повний текст документа знаходиться в платному доступі. Якщо у Вас є платний доступ, натисніть Увійти . Для отримання платного доступу натисніть купити .
